Больше работы – четче процессы
Объём работы юридических департаментов продолжает расти. На это указали большинство участников исследования – 68% опрошенных. О сокращении объема работы заявили в среднем 8% опрошенных, в крупных юрдепартаментах об этом говорят чуть чаще, чем в юротделах с меньшим числом сотрудников.
Бюджеты не успевают – в итоге сегодня, как и несколько лет назад, корпоративным юристам приходится разбираться, как сделать больше с меньшими ресурсами. Для этого они сосредотачиваются на правильной организации функционирования отдела. Острые вопросы касаются внедрения технологий, контроля расходов на внешних юристов и упрощения рабочих процессов. В опросе, выявляющем приоритеты деятельности корпоративных юристов, приняли участие юрдепартаменты 217 компаний из 34 индустрий, в том числе 76 корпораций, входящих в список крупнейших компаний Fortune 1000. Все компании разделили на четыре группы по величине. Их руководство должно было ответить на вопросы, как со временем меняются расходы, объем работы, и другие показатели отделов (нужно было указать: не меняются, увеличиваются или уменьшаются), а также оценить ряд тенденций в инхаусе, касающихся распределения работы и использования технологий.
35% юрдепартаментов увеличили бюджет за последний год, четверть – указала на их сокращение, 40% – не изменили расходы. Топ-5 приоритетов для юрдепартаментов, согласно опросу, – контроль за расходами на внешних юристов, использование технологий для облегчения "ручного труда", вопросы внутренней безопасности данных, организация процессов работы и управление эффективностью предоставления юруслуг, а также распределение заказов между консультантами, которые активны и демонстрируют свою ценность для бизнеса.
Половина юрдепартаментов имеет в штате отдельных специалистов, занимающихся организацией функционирования юрдепартамента – операционистов, другая половина – перекладывает это на юристов. Большинство – 63% опрошенных – считают организацию работы одним из приоритетов для корпоративного департамента, в среднем 19% компаний увеличивают число сотрудников, непосредственно занятых в операционной работе. В крупных фирмах этот процент выше и достигает 42%.
Инхаусы и консультанты: распределение работы
Перекладывать возникающие вопросы на внешних консультантов компании не торопятся. Больше половины – 54% опрошенных фирм – сказали, что справляются с растущей нагрузкой своими силами.
При этом 37% департаментов – чуть более трети – пошли по пути увеличения штата, хотя в последние годы наблюдалось исключительно сокращение числа сотрудников.
Пятая часть организаций указала, что перенос работы в инхаус – один из приоритетов отдела. Юристы крупных фирм меньше на этом сосредоточены, значительно больше справиться со всем самостоятельно стремятся небольшие департаменты.
О параллельном росте расходов на внешних юристов заявили 48% опрошенных.
Объемы работы, которой инхаусы делятся с внешними юристами, сильно разнятся – от 21 до 80%, верхняя граница более свойственна для крупных юридических отделов. Средний показатель – 41–60%, то есть за пределы фирмы уходит примерно половина всех вопросов. В наиболее эффективных юрдепартаментах этот показатель составляет до 70%.
В целом 65% организаций передают заказы юристам, которые демонстрируют активность и заинтересованность в вопросе и показывают ценность для бизнеса, что особенно важно для небольших команд инхаусов.
Расходы под контролем
Почти все – 93% юрдепартаментов – указали, что в приоритете – контроль за расходами на внешних юристов. Для этого инхаусы стараются перейти на "проактивную" модель контроля за расходами – с планированием и контролем биллинга и аудитом выставленных счетов.
На высоком уровне находятся системы контроля за расходами у 19% компаний ("оптимизированная" – централизованный контроль за стоимостью работ, создание системы скидок, контроль внутренних процессов, которые способствуют снижению расходов, детальный анализ эффективности работы департамента; "предиктивная" – активная совместная работа внешних и внутренних юристов, анализ рисков, бенчмаркинг).
Многим еще есть к чему стремиться: 3% участников исследования описали модель контроля за бюджетом как "хаотичную" (фактически отсутствует контроль расходов), 23% – как "реактивную" (только базовая отчетность по биллингу).
Чем больше департамент – тем лучше в нем контролируют расходы, демонстрирует результаты исследования Reuters. Среди наиболее популярных мер контроля – установление "нормативов" для биллинга, требование скидок от консультантов, договоренности об отказе от "почасовки" на определенных стадиях работы с консультантом. 71% департаментов, принявших участие в исследовании, обратил внимание на рост часовых ставок юристов, при том что о сокращении говорят только 8% опрошенных.
О более частом использовании фиксированного гонорара заявили в среднем 29% опрошенных, наиболее высок этот показатель для крупных компаний – он достигает 46%. Однако использование фиксированных ставок на работу пока не является приоритетом при выборе консультанта, следует из итогов опроса.
Технологии в инхаусе
45% юрдепартаментов отметили, что стали чаще использовать в своей работе технологические решения. Наиболее высок рост применения IT-продуктов в небольших командах инхаусов (52%), где небольшой штат заставляет оптимизировать работу техническими средствами, и в крупных юрдепартаментах с большими объемами работы (63%).
Именно небольшие и крупные компании оказываются лидерами, когда речь заходит о стремлении автоматизировать работу с документами.
35% фирм увеличивают долю бюджета, которая приходится на IT-решения. О сокращении использования технологий заявляют только в 1% компаний.