Все больше юридических фирм массово внедряют удаленную работу в свете продолжающейся вспышки коронавируса, юристы и другие сотрудники пытаются адаптироваться к новым условиям. Например, в Англии ожидается переход полностью на удалённую работу таких крупных компаний, как Linklaters, Slaughter and May, Clifford Chance, Dechert, King & Spalding и Reed Smith.
К счастью, в течение нескольких лет фирмы активно практиковали гибкий график и удаленную работу, считают авторы портала Law.com. И эту практику с радостью принимают те, кто вынужден уйти в декрет по уходу за ребенком или кто имеет какие-то другие похожие обязательства.
Тем не менее юридические фирмы находятся под очень большим давлением. Им приходится удовлетворять высокий спрос, а самим юристам приходится адаптироваться к новому рабочему пространству. Часть юристов жалуется на отсутствие возможности обсуждать текущие проблемы лично, в том числе в ходе случайных разговоров в офисе.
Фирма Allen & Overy призвала всех своих сотрудников и лондонских партнёров поработать на дому. Один из сотрудников лондонского офиса (специалист по сопровождению сделок) сказал, что в компании имеются все инструменты, чтобы справиться со сложившейся ситуацией. Он добавил, что руководство фирмы очень хорошо наладило систему коммуникации и партнёры находятся в постоянном контакте друг с другом.
Партнёр компании Freshfields Bruckhaus Deringer, входящей в «волшебный круг» базирующихся в Лондоне юридических фирм, утверждает, что IT-система их фирмы изо всех сил пытается справиться с дополнительным давлением. Он добавил, что лондонскому офису компании «пришлось столкнуться со стареющей IT-инфраструктурой» и что «удаленная работа в больших масштабах может создавать проблемы».
Другой человек, связанный с компанией, подтвердил нехватку технической поддержки фирмы, но добавил, что руководство делает всё, чтобы соответствовать рекомендациям правительства. Ещё один собеседник Law.com уверяет, что все офисы Freshfields Bruckhaus Deringer готовы к массовому переносу работы на дом.
Сэм Росс, главный юрист компании ComplyAdvantage, говорит, что юридические фирмы должны убедиться, что у них есть необходимое программное обеспечение. При этом не стоит быть «чрезмерно педантичным» в отношении использования специального программного обеспечения. Он добавляет, что работать с Google Hangouts и «не отставать от времени» – это главное в работе независимых консультантов.
Отдельной проблемой становится печать документов для собственного пользования. «Их либо приходится отправлять на адрес собственной электронной почты и печатать на домашнем принтере, либо работать на экране. Это не очень эффективно, так как приходится работать с большим объёмом документов одновременно», – передаёт Law.com слова сотрудника одной из лондонских юрфирм.
Партнёр американской компании, расположенной в Лондоне, согласен с тем, что использование домашних принтеров замедлит работу юристов по возврату документов клиентам. Он уточняет: «Время выполнения заказа будет меньше. Будучи юристами, мы привыкли печатать сотни страниц документов и делать на них пометки. Но здесь я рассматриваю 30-страничный документ и делаю комментарии на экране». Он добавляет, что клиенты входят в положение в таких ситуациях.
Глава юридической службы одной британской строительной компании считает, что сложившаяся ситуация пойдёт на пользу юристам. Это должно помочь отставшим от современных тенденций юристам модернизировать свою практику. Он уверен, что команды юристов, которые не стараются быть технологически более современными, будут вынуждены «бороться». «Может быть, когда произойдут изменения, эти юристы оглянутся назад и скажут: «Почему мы не делали этого раньше?»
Но технические моменты – это лишь одна сторона вопроса, считают британские юристы. Настоящие проблемы возникнут после закрытия школ, когда сотрудникам юрфирм придётся «развлекать» детей, отправленных на карантин.
Ещё одной проблемой юристы называют границу между работой и личной жизнью, которую тяжело провести, когда находишься дома. «Вам нужно избегать 24-часового рабочего дня», – говорит партнёр одной из лондонских фирм.
Портал Above the Law приводит советы инхаус-юриста с 25-летним стажем Стерлинга Миллера о том, как наладить работу юридического департамента или фирмы на удалёнке. Он считает необходимым разработать инструкцию о том, что должны юристы и другие сотрудники отвечать корпоративным клиентам. Кроме того, Миллер предложил следующий список из вещей, которыми необходимо обеспечить сотрудника юридической фирмы или департамента на время пребывания дома:
- новый ноутбук;
- доступ в интернет;
- принтер;
- смартфон или наземная линия связи;
- удалённый доступ к системе документооборота и другим электронным средствам решения задач;
- канцтовары.
«По сути, схема работы из дома работает, если у юриста есть доступ ко всему тому, что было бы ему доступно, если бы он остался в офисе в этот день», – добавляет Миллер.
Ниже мы приводим те шаги, которые Миллер предлагает для успешного функционирования правового департамента или юридической фирмы.
Тяжело понять, чем занимаются сотрудники, когда правовой департамент работает под одной крышей. Но когда все работают из дома, сделать это практически нереально.
В таких случаях надо создать единый онлайн-портал, где будет собираться вся информация департамента. Сделать это можно при помощи обычного софта, предназначенного для таких целей, либо в электронном документе. Особое внимание стоит уделить вопросам доступа к такой системе и обновлениям.
В своей статье, подготовленной для Thomson Reuters, Миллер рекомендует устанавливать чёткие правила и ожидания для клиентов.
«Правовой департамент – это обслуживающая организация. Предоставлять услуги, когда клиенты недоступны для связи с юристами, быстро не получится», – указывает Миллер.
Необходимо убедиться, что каждый сотрудник юридического отдела предоставляет клиенту свою контактную информацию через автоответчики голосовой или электронной почты на случай отсутствия в офисе. Юристы и другие сотрудники должны продолжать работать в те же самые рабочие часы и оставаться на связи с офисом: по телефону, электронной почте и другим средствам совместной работы, как если бы они были на своих рабочих местах.
Для клиентов, которые запрашивают юридическую помощь, важнее всего оставаться в контакте с вами.
Сделайте ваш рабочий процесс организованным и последовательным, используйте технологические платформы для приёма запросов или создавайте стандартизированные формы для заполнения. Эти средства можно использовать в совокупности с системой управления очередью.
Для начала возьмите за правило созваниваться хотя бы раз в день. Выберите время, которое охватывает все часовые пояса и рабочие часы.
Общение крайне важно для удалённой работы по ряду причин, отмечает Миллер. Оно поддерживает атмосферу сотрудничества, информирует вас о рабочем процессе и сроках, а также устанавливает доверительные отношения.
«Если вы знаете и понимаете, над чем работают юристы, ваша способность верить в то, что они делают то, что им нужно, резко возрастает», – пишет Миллер. «Кроме того, убедитесь, что юристы знают, что могут и должны звонить вам по мере необходимости. Для них не должно быть никакой разницы с точки зрения доступа к вам».
После того как вы наладили коммуникацию в юридическом отделе, займитесь другими вовлечёнными сторонами: поддерживайте связь с первыми лицами компании, со своими бизнес-клиентами, с внешними ресурсами.
Про техническую сторону вопроса рассказала юридическая фирма Smith Law Group. Компания поделилась советами по тому, как технически организовать удалённую работу для тех, кто редко использует офисную технику дома. Рекомендации Smith Law Group включают в себя подбор оборудования и необходимого софта, есть даже указания на конкретных производителей.
Аппаратное обеспечение, необходимое для удалённой работы, обычно зависит от масштабов работы, которую вы будете выполнять вне офиса, и от того, как долго вы намерены трудиться из дома.
Смартфон подходит для выполнения небольших заданий, но его не хватит надолго. Некоторые могут попытаться обойтись планшетом. Планшеты подходят для чтения электронных писем и PDF-файлов, работы с интернет-исследованиями, а также составления или редактирования небольших документов при условии, что вы используете внешнюю клавиатуру. Но значительно увеличит комфорт и производительность только настольный или портативный компьютер.
В работе помогут наушники с шумоподавлением. Карантин зачастую означает работу в окружении других людей, а резкое снижение внешнего шума облегчит концентрацию. Smith Law Group рекомендует использовать наушники Apple AirPods Pro, которые подключаются к устройствам через Bluetooth и позволяют разговаривать по смартфону или участвовать в видеоконференции. При этом такие наушники позволяют изолировать от посторонних звуков как говорящего, так и его собеседника на другом конце провода.
Кроме того, компания советует приобрести веб-камеру, чтобы проводить видеоконференции.
Для работы понадобятся некоторые базовые программные инструменты, часть из которых многие уже используют. Среди них – пакет Microsoft Office.
Кроме того, может понадобиться программа, позволяющая создавать, управлять и организовывать PDF-документы. Можно установить просто Adobe Acrobat Pro, но Smith Law Group рекомендует PDF Expert. Обе программы работают через облако и доступны по подписке. Их можно использовать для удаленной подписи документов, если в вашей практике подписание документов представляет важность.
Кроме того, специалисты компании считают важным проведение видеоконференций. Для этого можно использовать Skype или Zoom. Авторы статьи акцентируют внимание на Zoom из-за качества, надежности и простоты использования. Помочь может и программа FaceTime, но тогда придётся сообщить собеседнику свой номер мобильного телефона.
Специалисты компании считают, что электронная почта – это крайне неэффективный способ общения с коллегами. Вместо этого они предлагают использовать программы Slack или Microsoft Teams, предоставляющие услуги группового чата. С их помощью можно создавать каналы для обсуждения конкретной темы или по принципу функционала участников чата, а также контролировать конфиденциальность.
Smith Law Group использует Slack для обсуждения всего: от проверок на конфликт интересов до постановки и разрешения рядовых вопросов, организации поездок и выставления счетов.
Юристы, работающие с электронным делопроизводством, лучше адаптируются к работе на дому. Такая работа предполагает преобразование аналоговых документов и их хранение в том же месте, что и у исходных цифровых документов.
Сотрудникам, которым приходится работать с бумагой, стоит приобрести цифровой сканер.
Хорошим дополнением к сканеру могут стать приложения для сканирования на смартфоне. Они позволяют пользователям быстро делать снимки документа и конвертировать их в PDF. Большинство из них позволяют хранить PDF на нескольких облачных сервисах управления файлами, которые будут упомянуты ниже.
Если в фирме есть централизованная файловая система, предоставляющая удаленный доступ к клиентским файлам, то лучше использовать её. Если же её нет, то облачные технологии значительно облегчают хранение файлов, их организацию и управление. При этом такие технологии дешёвые.
Наиболее известные сервисы – это Dropbox, Box, Google Drive, Microsoft OneDrive и iCloud. Все они работают на ПК или Mac и хорошо взаимодействуют как с iOS, так и с Android. Эти службы, как правило, включают в себя настройку структуры папок на вашем компьютере, которая автоматически резервируется при любых изменениях в локальных файлах. Папки и файлы синхронизируются с другими устройствами, настроенными для доступа к облачной системе.
Файловая система сотрудников Smith Law Group строится на Dropbox Business. Каждый компьютер имеет общий доступ к определенным папкам Dropbox, содержащим административные документы, файлы материалов. К части папок доступ ограничен даже в рамках компании.