Автоматизация в компании: зачем и кому это выгодно

Что автоматизировать?

Эксперты в области LegalTech сходятся во мнении: автоматизировать можно всё, кроме хаоса. Поэтому если в каком-то процессе бардак, то нужно сначала привести его в порядок, а уже потом думать о внедрении новых технологий. 

LegalTech-компании предлагают множество решений, а если они по каким-то причинам не устраивают – придумайте собственное. Автоматизация делопроизводства позволит сэкономить время на регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, а также на решение, кому ее направить (например, система пошлет письма из МВД в службу безопасности, а из суда – в юридический департамент). Если в компании много объектов недвижимости, можно поместить их на интерактивную карту, что не только упростит учет этих объектов, но и позволит быстро найти их по различным параметрам и посмотреть имеющиеся документы на объекты. Хранилище шаблонов с общим доступом к нему сократит время на подготовку типовых актов. Автоматический учет выданных архивных документов не даст сотруднику уволиться или уйти в отпуск, имея на руках несданные бумаги. Аналогичный учет выданных доверенностей позволит избежать ситуаций, когда недобросовестный работник после увольнения продолжает совершать действия от имени общества.

Зачем автоматизировать?

Исполнительный директор, начальник отдела «Проектный офис» правового департамента ПАО «Сбербанк» Кирилл Заневский рассказал о своем опыте реализации LegalTech-проектов: «Поводом для автоматизации юрслужбы послужило сразу несколько факторов. Исков и правовой экспертизы стало слишком много, а четких систем онлайн-контроля и показателей эффективности у нас не было. Кроме того, хотелось снизить расходы, сделать службу менее громоздкой и попробовать новые технологии в действии». Процесс автоматизации начался в Сбербанке в 2011 году и продолжается до сих пор. Сначала автоматизировали правовую экспертизу и судебные процессы, интегрировали их с системами банка. Затем развили функционал и внедрили роботов-юристов. Сейчас проводится машинное обучение, анализируются данные, работают чат-боты. 

Робот-юрист Сбербанка оценивает нагрузку сотрудников, распределяет и направляет запросы между отделами, назначает ответственного. Он умеет собирать данные из банковских систем, находить суд для подачи иска, рассчитывать и оплачивать госпошлину, определять подсудность, формировать процессуальные документы (например, иски и заявления на выдачу судебных приказов). В правовой экспертизе робот-юрист распознает и объединяет документы, извлекает необходимые данные из текста, анализирует их и пишет заключение.

Заневский так описывает эффект от применения LegalTech в Сбербанке:

Как автоматизировать?

Если вы собственник или коммерческий директор компании, убеждать кого-то в необходимости автоматизации не придется. «Такие люди четко говорят, например, мы в автосалоне продаем сотни машин, процесс их оформления занимает столько-то времени и требует столько-то денег на зарплату сотрудникам, хотим уменьшить эти показатели за счет автоматизации, а через год оправдать затраты на нее. Мы показываем цифры на маленьком пилоте, отрабатываем процессинг и масштабируем его», – рассказал руководитель программы «LegalTech директор» МГЮА им. О. Е. Кутафина, советник по LegalTech-инновациям Александр Трифонов. 

Если вы юрист, то придется уговорить собственника или директора и обосновать затраты. Генеральный директор «Инфотропик Медиа», сооснователь Moscow Legal Hackers Хольгер Цшайге при обосновании расходов на автоматизацию советует сделать акцент на следующих аргументах:

Автоматизацию проводят собственными силами или с помощью профессионалов. Ряд юристов выступает за собственный софт. «По моему мнению, использование самостоятельных систем является лучшим решением для управления оперативными задачами как внутри компании, так и для работы с клиентами. Причем разработанных специально под реалии конкретной юридической фирмы», – считает юрист АБ Казаков и Партнеры Анастасия Найда. «У нас своя программа для сопровождения дел, учета рабочего времени, постановки и контроля задач, выгрузки отчетов. Группа разработчиков написала ее по нашему техническому заданию примерно за год. Мы постоянно совершенствуем ее, меняем, дорабатываем под новые проекты и потребности. Работаем с программой уже второй год и очень довольны», – сообщила директор по развитию компании Кворум Елена Дементьева. «Основные программы, которыми мы пользуемся в своей ежедневной работе, создавались специально для Noerr и были введены в наших пяти немецких офисах, затем – в остальных 10-ти по всему миру, в том числе и в России», – рассказал руководитель московского офиса Noerr Штефан Вебер.

Некоторые юристы выбирают готовые программы. «Noerr ежедневно пользуется Microsoft Outlook для уточнения информации о командировках юристов, отсутствии и присутствии сотрудников, назначенных встречах и бронировании переговорных комнат», – рассказал Вебер. Бюро присяжных поверенных Фрейтак и сыновья установило у себя ProjectMate, которая заинтересовала их возможностью отражать даты судебных заседаний, вести детальный учет времени по проектам, координировать совместную работу коллег. «CSI Lawyer позволяет контролировать ведение дел, выставление счетов, время общения с клиентами и многое другое. Эта программа – лучшее решение с учетом соотношения ее возможностей и стоимости, а также требований нашей компании. С ней удобно вести учет рабочего времени. Хотя мне все равно хочется, чтобы учет становился еще проще и быстрее», – поделился партнер и руководитель практики «Интеллектуальная собственность и информационные технологии» ЮФ Борениус Павел Савицкий.

Выбирая инсорсинг, вы экономите бюджет (используется иная модель расчета себестоимости продукта), интегрируете новый продукт с имеющимися базами и приложениями, реализуете свои идеи и оперативно вносите доработки. Минусы инсорсинга: успех проекта зависит от квалификации и вовлеченности конкретных программистов, нужно глубокое погружение в материал и постоянное участие представителя заказчика. Если вы доверитесь профессионалам на рынке, получите качественную экспертизу за короткие сроки за счет реализации лучших из наработанных практик. Минусы аутсорсинга: программное решение зачастую дороже, в том числе за счет покупки пользовательской лицензии, а интеграция и изменения ограничены возможностями продукта. «Рекомендую крупным фирмам такой формат: объявляете что-то вроде конкурса, приглашаете компании с командами, даете им бюджет (не больше 1 млн руб. на команду) и через три месяца всё становится понятно», – советует Трифонов.

Стоит сразу решить, будет автоматизация тотальной (одномоментный отказ от существующего продукта, одномоментное внедрение нового продукта на всех уровнях управления во всех подразделениях, одномоментное обучение сотрудников), вирусной (последовательное внедрение продукта сверху вниз от генерального директора к линейному персоналу) или эволюционной (пошаговое внедрение с замещением существующего бизнес-процесса). 

Выбирая лоскутную (поэтапную) автоматизацию, получаете продукт, максимально соответствующий вашим потребностям, а также короткий срок его внедрения и запуска, варианты масштабирования, гибкость при выборе производителя. «Чуть ли не единственным требованием к программе становится наличие API для подключения к другим корпоративным системам», – сообщил руководитель направления «ВЭД» МИРАТОРГ Артем Саперов. Он также назвал минусы этого подхода: существование в рамках одной системы конфликтующих между собой подсистем, необходимость параллельной работы в нескольких интерфейсах, частая настройка (поскольку изменения в одном модуле подсистемы влекут за собой необходимость изменений в остальных системах).

Если решение об автоматизации уже принято, генеральный директор компании «Право развития» Сергей Ендуткин предлагает действовать по следующей схеме: