Предусмотреть детали: на каких документах стоит ставить апостиль при переезде

Если в 2020 и 2021 годах россияне ждали открытия границ, чтобы после ковидных ограничений поехать в отпуск за границу, то в 2022-м они стали переезжать в другие страны. Со ссылкой на данные Росстата РБК сообщает, что по состоянию на сентябрь с начала года из России выехало 419 000 человек. В прошлом году за тот же период из страны выехали 202 000 жителей. 

Вероятно, самой популярной причиной миграции стали СВО и частичная мобилизация. В первые две недели после того, как последнюю объявили в конце сентября, из России выехало почти 700 000 человек, пишет Forbes. Еще в октябре сильно вырос спрос на загранпаспорта: МВД выдало более 471 000 этих документов, а это на 48 000 больше, чем в сентябре, отмечает РБК. Это исключительная ситуация, потому что после сезона отпусков обычно оформляют все меньше загранпаспортов, обратило внимание издание. Например, в сентябре 2021 года МВД оформило 400 000 загранпаспортов, а в октябре — 355 000. 

Но если гражданин планирует переехать, то помимо загранпаспорта для жизни за границей ему потребуются и другие документы. Чтобы они действовали за рубежом, во многих странах требуют апостиль. Это штамп, который ставят на официальных документах. Он подтверждает их юридическую силу в 124 государствах — участниках Гаагской конвенции 1961 года. Среди них есть популярные для эмиграции россиян направления: Турция, Израиль, Великобритания, страны ЕС. Из менее популярных стран для релокации, но с благоприятными условиями для жизни апостиль признают, например, США, Швейцария, Исландия. 

Граждане, которые переезжают в другие страны, имеют разные стартовые условия. Кто-то эмигрирует в одиночку и его цель — найти жилье, устроиться на работу и продолжить строить карьеру. В таком случае за границей понадобятся диплом об образовании, справка об отсутствии судимости, а возможно, пригодится и российская трудовая книжка. Другие переезжают семьями. Тогда к поиску новой работы могут добавиться вопросы об устройстве ребенка в образовательные учреждения. Для этого пригодится его свидетельство о рождении, если он еще не получил паспорт. Супругам может потребоваться подтвердить свой статус с помощью свидетельства о браке. Например, чтобы снять жилье: у владельцев недвижимости могут быть разные требования к кандидатам и они захотят подтверждение, что пара в браке. Для разных видов документов есть свои нюансы по проставлению на них апостиля. В материале рассказываем, как выглядит штамп, кто его ставит и как его получить для документов, которые могут быть полезны за рубежом. 

Как выглядит апостиль и куда его ставят

В России апостиль ставят в виде штампа шириной не менее девяти сантиметров. Сверху на французском языке написано слово apostille и есть отсылка к Конвенции. Это следует из приложения к акту. В РФ можно поставить апостиль на документы, которые здесь же и оформили. Например, легализовать с его помощью можно свидетельства о рождении, браке, смерти, нотариальные доверенности, копии и переводы, дипломы об образовании, справку об отсутствии судимости, судебные акты, которые вступили в силу, и другие бумаги. 

Апостиль ставят:

Юлия Остапенко, старший юрист Томашевская и партнеры, рассказывает, что апостилирование оригинала и нотариальной копии — это две различные процедуры. Выбирает получатель документа. Юрист отмечает, что, например, при подаче документов на вид на жительство в Португалии, Италии, Испании потребуется апостиль на оригинале свидетельства о браке. А если подавать заявку на гражданство Гренады, нужен апостиль на нотариальной копии такого свидетельства. В первом случае апостиль подтверждает подлинность оригинального документа и наличие полномочий у органа, который выдал оригинал документа, а во втором — у нотариуса, который удостоверил копию документа, разъясняет Остапенко.

Наталья Ковалькова, юрист КИАП, отмечает, что нельзя апостилировать оригиналы некоторых документов. Например, удостоверяющих личность, трудовых книжек и военных билетов. В таком случае необходимо сначала сделать нотариальную копию документа, а потом уже проставить апостиль на заверенной копии, объясняет Ксения Петровец, старший юрист Birch Legal

Апостиль можно поставить и на самом документе, и на отдельном листе, который скрепляют с документом. Денис Алмакаев, партнер, соруководитель практики сопровождения частных клиентов LEVEL Legal Services, объясняет: место проставления штампа зависит от вида документа, который легализуют. Например, когда апостилируют нотариально заверенные документы, прикладывают отдельную бумагу с печатью. Если же легализуют документ об образовании или архивную справку, апостиль ставят на оригинале. 

Алмакаев рассказывает, что за рубежом они встречались и с более причудливыми формами апостиля. Например, госдепартамент одного из штатов США выделился тем, что просто положил апостиль в конверт с документом. «Пришлось потом по месту представления объяснять, что мы получили документ именно в таком виде», — делится эксперт. 

Кроме того, с июля 2022 года в России можно получить электронный апостиль, запросив, например, через Госуслуги. Алмакаев объясняет, что внешне электронный апостиль представляет собой двухмерный штриховой код. Он содержит адрес в электронном реестре апостилей с записью о проставленном апостиле.

Как следует из п. 270 Руководства по практическому применению Конвенции об апостиле, электронный апостиль объединяют с самим документом, который апостилируют, в один файл формата PDF. Данные об апостиле заносят в электронный реестр, который позволяет получателю документа проверить подлинность. Перечень актуальных электронных реестров апостилей есть на сайте Гаагской конференции по международному частному праву. Такие реестры ведут в Великобритании, США, Турции — всего 50 стран. России среди них пока нет. 

Поскольку в РФ только в июле начали переходить на электронные апостили, такой формат только развивается. В середине ноября на сайте ФНС появилась информация, что на портале ЕГР ЗАГС заработал электронный реестр апостилей. Там можно проверить сведения о документе, который апостилировали органы ЗАГС после 1 июля 2022 года. Для этого необходимо ввести его номер, дату и данные органа ЗАГС, который удостоверил документ, или же через мобильное приложение «Реестр ЗАГС» считать код с самого документа. 

Петровец объясняет: в Гаагской конвенции не указали, что страна-участник должна безоговорочно признавать электронный апостиль. Это остается на усмотрение каждого государства, поэтому документы в таком формате могут не принять и потребовать традиционный апостиль, говорит Петровец.

Штамп нельзя получить на документы дипломатических представительств и консульских учреждений, на бумаги, которые относятся к коммерческим или таможенным операциям. Алмакаев рассказывает, что иногда клиенты просят легализовать такие коммерческие документы: договоры, счета, инвойсы, коносаменты, сопроводительные и товарораспорядительные документы. Эксперт объясняет, что их легализуют в Торгово-промышленной палате РФ, а затем в консульстве страны назначения. Помимо этого, апостиль не ставят на медицинских документах, налоговых декларациях, учредительных документах компании, банковских выписках, рассказывает Остапенко. По мнению эксперта, во всех этих случаях можно сделать нотариально заверенную копию и апостилировать ее. 

Что и как стоит апостилировать при релокации

Поскольку люди обычно релоцируются на неопределенный срок, стоит заранее подумать, какие документы могут пригодиться за границей. В первую очередь это зависит от целей пребывания. В целом эксперты советуют максимально застраховать себя и апостилировать:

Алмакаев рекомендует легализовать все «от сотворения мира», то есть даже такие вещи, как свидетельство о рождении и диплом о школьном образовании. А его, как показывает практика, многие оставляют в вузах, где получали высшее образование, замечает юрист. Как пишет журнал «Мел», чтобы забрать школьный аттестат, необходимо личное присутствие, заявление о выдаче и расписка о его получении. Если же документ совсем утрачен, то можно обратиться за выдачей дубликата в орган, который его выдал. Так указано на портале «Госуслуги». Поскольку «культура отмены» в отношении России пока не ослабевает, есть риски, что российские дипломы о высшем образовании могут не принять при трудоустройстве из политических соображений. В таком случае полезно иметь при себе диплом о среднем общем образовании.

Чтобы получить апостиль, нужны: 

Анна Лапшина, старший юрист Birch Legal, объясняет, что в самом апостиле не пишут страну, которую указали при подаче документов. «В целом ничто не мешает предъявить документ с апостилем в иной стране, чем та, которую указывали в заявлении», — говорит эксперт. А вот для консульской легализации нужно оформлять новые документы, если гражданин поменял маршрут своей поездки, обращает внимание Алмакаев. В отличие от нее апостилирование — это более быстрая и простая процедура, замечает эксперт. Документы придется легализовать через консульство, если страна не участвует в Конвенции. Например, в популярных сейчас ОАЭ и Таиланде.

Кто отвечает за апостилирование того или иного документа, определили в Постановлении Правительства РФ от 30.05.2016 № 479. Куда обращаться за апостилем — зависит от органа, который его выдал. 

Какие есть нюансы

Если нужно получить апостиль на документ из ЗАГС, необходимо подать заявление в том же субъекте, где выдали документ. Сделать это можно через МФЦ или отделение ЗАГС. Например, если человек переехал из Кемерова в Москву, то, чтобы апостилировать свидетельство о рождении, он будет вынужден вернуться. Чтобы в подобной ситуации сэкономить время и деньги, можно запросить дубликат свидетельства через «Госуслуги» в Москве и апостилировать его.

За апостилированием справки об отсутствии судимости нужно обращаться в информационный центр МВД субъекта, где выдали документ. В Москве можно заказать такую справку сразу с апостилем через «Госуслуги», даже если человек зарегистрирован не в столице.

Когда надо апостилировать диплом, то заявление можно подать в любом регионе через МФЦ либо департамент или управление образования субъекта. При этом не все центры принимают такие запросы. В столице, например, получить апостиль в подобном случае можно только в определенных офисах. Поэтому, прежде чем обращаться в МФЦ, необходимо узнать, оказывает ли он такую услугу. К примеру, жители Москвы могут сделать это на сайте мэра Москвы. Кроме того, следует учесть, что получить апостиль на диплом об образовании может либо лично его обладатель, либо представитель по нотариальной доверенности с оригиналом или нотариальной копией паспорта владельца документа.

Как быть, если уже уехал

Если человек уже уехал из России, принял такое решение «на скорую руку» и толком не подготовился к релокации, он может апостилировать документы из-за границы через своего представителя в России. Например, на оставленные в РФ документы апостиль могут проставить родственники или знакомые гражданина, а потом направить ему бумаги по почте, приводит пример Анастасия Рябова, юрист КИАП Если у них на руках нет документов, которые нужны уехавшему, ему стоит составить и направить им доверенность на получение. Это можно сделать в российских консульствах. Посмотреть их перечень можно на консульском информационном портале. Подлинность такой доверенности проверяется через сервис Федеральной нотариальной палаты.

Еще можно составить доверенность у местного нотариуса, но затем ее надо будет перевести и легализовать в зависимости от страны, где выдали документ. А это занимает больше времени. Кроме того, не в каждой стране есть сервисы по проверке доверенностей. Поэтому иногда подлинность придется проверять, направляя запрос в компетентные органы государства, где ее выдали.

При этом апостиль на документах может и не понадобиться. Например, без штампа российские документы принимают страны — участники Минской конвенции. Среди наиболее популярных для релокации россиян Белоруссия, Казахстан, Армения, Грузия, Узбекистан.