Хаос автоматизировать нельзя: как юрдепы внедряют правотех-решения

На данных, а не на эмоциях

По словам Кирилла Кондратенко, заместителя генерального директора ПравоТех, нередко автоматизация юридических процессов начинается не с анализа, а с громких жалоб или точечных инициатив. Например, у компании появляется большой контракт, который долго согласовывается. Кто-то в команде решает, что юристы работают неэффективно, поэтому надо обязательно автоматизировать договорную работу. Фактически решение о внедрении новых технологий в таком случае принимается на основе «громкости» мнения. Нельзя просто следовать веяниям моды и думать, что если все говорят о конструкторе, рутине и ИИ, то надо тоже становиться инновационными, чтобы был повод похвалиться перед владельцами бизнеса или на профильных форумах, добавляет Андрей Басалаев, руководитель направления LegalOps «ОТЭКО».

Внедрение автоматизации — управленческое решение, а управлять тем, что нельзя измерить, невозможно, подчеркивает Кондратенко. Поэтому здесь не обойтись без систем учета, которые помогают выделить типовые процессы, пригодные для автоматизации. Например, выдачу справок или типовых форм. Автоматизация успешна только тогда, когда сформулирована и достигнута четкая цель. Иначе результат работы будет оцениваться субъективно, предупреждает заместитель генерального директора ПравоТех. При отсутствии метрик заказчик продолжит защищать даже провалившуюся идею.

Внедрение правотех-решений в юрдепартаментах эволюционно проходит три этапа: 

Последний шаг позволяет вычленять проблемы и находить их решение еще до того, как это заметил человек. Пока большинство юридических команд только начинают внедрять правотех-решения, констатирует Кондратенко. 


С чего начинать 

По мнению Ирины Песковой, заместителя генерального директора по правовому и корпоративному обеспечению «Мосэнергосбыта», автоматизация должна стартовать с формирования потребностей. Необходимо определить, в чем боль и нужно ли перераспределить время в пользу сложных задач, снизив риски ошибки, рассуждает она. Так, Юрий Донников, директор юридического департамента и комплаенс «Хэдхантера», предлагает сначала найти ответы на три вопроса: 

То есть изначально нужно провести хороший бизнес-анализ текущих процессов, соглашается с коллегами Кирилл Коршунов, руководитель отдела правового сопровождения судебной работы «Т-банка». Он даже советует попытаться оптимизировать работу организационными методами. Если это не поможет, то только потом стоит обращаться к новым технологиям. Иначе автоматизация будет лишь красивым бессмысленным «бантиком». 

При этом важно понимать, что любая автоматизация стоит значительных денег, а эффект от нее ощущается не так скоро. «Придется долго и нудно защищать бюджеты на автоматизацию, договариваясь со всеми стейкхолдерами процесса, включая IT и заказчиков», — предупреждает Басалаев. Это связано с тем, что автоматизация в юрдепе улучшает глобальные процессы компании, но юристы — только часть заинтересованных лиц, отмечает Ольга Хахулина, директор департамента внутренней правовой поддержки МТС. Таким образом, для успешной автоматизации нужны не только финансовые ресурсы, но и готовность всей команды к изменениям, констатирует Анна Крыжановская, руководитель поддержки договорной работы «Авито».

Что уже автоматизировали юрдепартаменты 

В основном рутинную работу. Так, команда в «Мосэнергосбыте» дорабатывает существующие инструменты: роботов, конструкторы, модули судебной и договорной работы. В планах — усовершенствовать управление базой знаний. 

В «Авито» придерживаются принципа «не автоматизировать там, где можно оптимизировать». Сейчас у компании есть СЭД, таск-трекер, дашборды и чат-боты для ответов на частые запросы. «Необходимость всех решений согласована с бизнесом. Юристы не всегда были основными заказчиками проекта, скорее созаказчиками или опосредованными бенефициарами. Потребность формировалась со стороны бизнеса в целом», — подчеркивает Крыжановская. Сейчас они работают над внедрением тепловой карты загрузки департамента, онлайн-редактора для документов и рассматривают ИИ-помощников для работы с базой знаний и договорами, чтобы упростить сотрудникам других отделов взаимодействие с юристами. «Все инициативы проверяются на эффективность — точно ли они нужны. Пока гипотеза не пройдет проверку, вряд ли она окажется в продакшене», — говорит Крыжановская.

В «ОТЭКО» утвердили стратегию развития юридической функции. «Сейчас проходим комитеты для защиты выделения бюджета на автоматизацию и встраивания систем в сложившейся IT-архитектурный ландшафт. В первую очередь очень хочется внедрить управление обязательствами (CLM) и запустить юридического помощника с искусственным интеллектом», — делится Басалаев.

В «Хэдхантере» юрдеп всегда был одним из пионеров цифровизации внутри компании. Сейчас там цифровизировали все юридические процессы. «У нас высокий уровень автоматизации договорной работы, внедрены различные боты, которые выполняют работу за юристов и сотрудников в процессах согласования договоров, а еще есть развитая внутренняя база знаний, которую мы запустили впервые более 15 лет назад», — рассказывает Донников. Среди планов — внедрение ИИ-решений для предварительного анализа входящих договоров через сопоставление с библиотеками правок и применение конструкторов для более сложных типов соглашений.

Психологический фактор

Если нет предпосылок и «ничего не болит», вопрос об автоматизации ставить нецелесообразно, а внимание лучше обратить на организационные улучшения, которые не требуют больших расходов, советует Пескова. Практика показывает, что конструктор не изменит работу, где нет стандартных подходов к договорам, таск-трекер не сработает, если нет привычки оцифровывать нагрузку хотя бы в Excel, а ИИ не поможет, когда нет правил работы с вопросами, предупреждает Крыжановская.

Но не стоит забывать, что главная преграда на пути к автоматизации лежит не в области технологий, а в головах людей. Об этом говорит Василий Долгов, эксперт в области правотех-трансформаций: «От восприятия автоматизации командой результат зависит сильнее всего». Чтобы преодолеть сопротивление, менять подход нужно на системном уровне, считает Долгов. «Мышление нужно начинать менять еще в вузах. Доносить мысль — мир оцифровывается на уровне государственных систем и организаций, поэтому изменения неизбежны», — поясняет он. 

Скорости растут, количество нормативных актов увеличивается, поэтому без технологий юристы просто захлебнутся в рутине, говорит Донников. Тем более что бизнес всегда ищет пути оптимизации расходов и именно автоматизация позволяет повысить эффективность юрфункции без пропорционального увеличения штата, резюмирует директор юридического департамента и комплаенса «Хэдхантера». 

* Согласно исследованию Fortune Business Insights.