Объёмы выполненных работ: 6 главных вопросов по ведению документации

Любые работы на стройке должны подтверждаться документально. Заказчик и подрядчик могут сколько угодно доверять друг другу, но это не отменяет необходимость фиксации на бумаге каждого планируемого и сделанного шага. 

Часто между заказчиком и исполнителем возникают споры об оплате. Их разрешение напрямую зависит от точного установления объёмов выполненных работ, которые должны быть чётко зафиксированы в документах. Исполнитель представляет подробный отчёт о работах, который включает несколько видов документации.

Акт приёмки выполненных работ по форме КС-2.

Исполнительная документация:- Акты освидетельствования скрытых работ.- Журналы выполненных работ — общий и специальные (журнал бетонных работ, журнал сварочных работ и т. п.).- Схемы и чертежи фактического исполнения (например, прокладки коммуникаций).

Проектная документация:- Рабочие чертежи.- Спецификация материалов.- Сметная документация.

Справки о закупке материалов.

Другие документы, в зависимости от специфики проекта.

К сожалению, подрядчики редко сдают документы в идеальном виде. А заказчики не всегда придают этому значение, принимая отчётность как есть. Но потом у них происходит конфликт, и выясняется, что на имеющиеся документы эксперту невозможно ссылаться — они не полностью заполнены, не систематизированы и иногда просто противоречат друг другу. А ведь по ним предстоит сделать точные расчеты.

Ошибки в документации, подтверждающей объёмы выполненных работ, чреваты последствиями и для заказчика, и для подрядчика. Они могут стать причиной конфликтов, задержек оплаты, судебных споров.

Если в акте КС-2 отсутствуют необходимые подписи, печати, иные реквизиты, заказчик может отказаться оплачивать работы до устранения нарушения. Часто для него это единственный рычаг давления, который позволяет добиться надлежащего оформления документов. Иногда нарушаются и сроки строительства — тоже из-за постоянной доработки, исправления ошибок в документах.

Хуже всего то, что небрежность в ведении документации может отразиться на качестве возводимого объекта. Если, например, в исполнительных документах не указаны марки использованных материалов, нет гарантии, что они соответствуют требованиям проекта. А значит, в будущем возможны проблемы: невозможность сдачи объекта в эксплуатацию, споры с будущими собственниками об устранении дефектов и так далее. 

Конечно, на стройке не бывает абсолютно неподтверждаемых объёмов. Одни факты подтверждаются документацией, другие — натурно, третьи — через технологическую связь. Тогда эксперту предстоит обработать огромные массивы неструктурированной информации — а это требует времени. Но обычно результат экспертизы хотят получить быстро. Вот почему так важно фиксировать абсолютно всё и стараться структурировать документацию.

И последнее — но не по значимости! Несерьёзное отношение к ведению документооборота вредит репутации обеих сторон. Если сроки сдачи, оплаты и качество объекта страдают из-за неумения с первого раза правильно оформить документы, кто будет воспринимать компанию как надёжного партнёра, с которым можно сотрудничать и которого безопасно рекомендовать?

Не подписывайте акт ни под каким видом. Письменно уведомите подрядчика о мотивированном отказе со ссылкой на конкретные пункты договора и нормы.

Зафиксируйте фактические объёмы: сделайте фото, видео, вызовите представителя для совместного осмотра (составьте дефектную ведомость).

В письменном уведомлении требуйте исправления всех ошибок и предоставления недостающих документов (сертификаты, схемы, журналы).

Если подрядчик уклоняется, закажите досудебную строительно-техническую или нотариальную экспертизу — заключение потом можно приложить к иску как доказательство.

И только после устранения всех несоответствий ставьте подпись. Никаких «доделаем потом».

Это очень плохая практика, но на стройке часто бывает так: подрядчик уверяет заказчика, что этап выполнен, а исполнительная документация «ещё в процессе, но точно будет». Заказчик подписывает акт приёмки и оплачивает работы — мы ведь хотим друг другу доверять! Если позже выяснится, что работы сделаны с дефектами или не в полном объёме, доказать это будет почти невозможно: заказчик уже расписался в обратном.

Поэтому нужно требовать исправления всех несоответствий и технических ошибок в документах и только после этого их подписывать.

Предупредить болезнь всегда проще, чем лечить. Вот что рекомендует ведущий специалист департамента строительной и технической экспертизы экспертной группы Veta Олег Формозов для предотвращения ошибок в ведении документации:

Используйте унифицированные формы документов, утверждённые законодательством. Это упростит оформление и поможет избежать грубых ошибок.

Сколько работаю экспертом, столько лет вижу новые появляющиеся формы актов КС-2. Вот, казалось бы, есть стандартная форма, утверждённая. Но все оформляют как чувствуют. Укрупнённо, не укрупнённо, одной позицией на этап, расшифровка в сметной форме, не в сметной форме, с единичными расценками или даже в процентах!

Проводите регулярную проверку документации — как на этапе составления, так и после подписания. Создайте систему внутреннего контроля этой части работы.

Идеально, когда документацию не просто ведут, а структурируют: по месяцам, по конструкциям, по ответственным. Когда каждый документ имеет свой шифр. Каждый шифр логически привязан к чему-то. К каждому исполнительному акту есть схема, фотофиксация, пачка сертификатов на материалы. И когда ты это всё сопоставляешь, у тебя не остаётся вопросов по подтверждению фактически выполненных объёмов работ. 

Привлекайте к проверке специалистов.

Используйте современные программные продукты, которые позволяют автоматизировать составление смет, расчёта объёмов работ, оформление бумаг.

Внимательно изучайте документы, прежде чем подписывать их.

Используйте электронную цифровую подпись (ЭЦП). Это снижает риск подделки документов и повышает степень доверия к информации, которая в них содержится.

Обучайте персонал правилам оформления документации.

Исполнительная документация должна храниться в течение всего срока эксплуатации объекта капитального строительства (п. 8 «Порядка ведения исполнительной документации»). Это означает, что документы могут понадобиться спустя годы, например при реконструкции, продаже объекта или возникновении скрытых дефектов.

Проектная документация хранится не менее 5 лет после вывода объекта из эксплуатации, а для особо опасных и уникальных объектов — постоянно. 

Документы нередко теряются или портятся. Желательно, чтобы они хранились у обеих сторон — тогда в случае конфликта и заказчик, и подрядчик могут приобщить их к делу. Также многие допускают такую ошибку — уничтожают исполнительную документацию после оплаты, считая, что она больше не нужна — ведь деньги получены. 

Документы важны. На них опираются эксперты и судьи.

Отсутствие печати, подписи или ссылки на сертификат в исполнительной документации — веская причина для заказчика заморозить оплату.

Подписывая КС-2 без исполнительной документации, заказчик вслепую соглашается с объёмом и качеством выполненных работ. Если позднее вскроются дефекты, установить ответственного и взыскать убытки будет нелегко.

Цифровизация снижает риски. Внедрение ЭЦП, программ для автоматизации расчётов и оформления документов — это не дань моде, а способ избежать ошибок.

Лучше хранить всю строительную документацию в течение всего срока эксплуатации объекта. 

Оформление документации — равноправная часть работы в строительной компании, которую менеджмент и юридическая служба должны держать на постоянном контроле.