Протокол совещания: как его правильно составлять
Протоколы совещаний могут нести в себе юридические риски, на которые мало кто обращает внимание в момент их составления и подписания. Порой желание максимально подробно зафиксировать обсуждаемые или достигнутые договоренности может получить продолжение и негативно повлиять при возникновении спора между сторонами.
Какие правовые последствия, сопряженные с подписанием протоколов совещаний, наиболее распространены?
Во-первых, протокол совещания можно признавать сделкой (договором), то есть соглашением сторон, устанавливающим, изменяющим или прекращающим гражданские права и обязанности.
Во-вторых, протокол совещания можно использовать как письменное доказательство, чтобы подтвердить факты в суде и повлиять на результат рассмотрения дела.
В-третьих, в отдельных случаях составленный на преддоговорном этапе протокол совещания можно использовать для толкования условий договора.
Протокол совещания как сделка
При составлении и подписании протокола целесообразно оценить вероятность истолкования протокола как сделки, совершенной в письменной форме. Вероятность повышается, когда гипотетически достигнутое соглашение охватывает существенные условия договора, заключение которого могли иметь стороны переговоров. Требования к договору и письменной форме сделки вытекают из совокупного толкования п. 1 ст. 431 и п. 1 ст. 160 ГК. Важно учитывать, что договор в письменной форме можно заключить путем составления одного документа, подписанного сторонами (п. 2 ст. 434 ГК).
Если толковать закон буквально, сделка будет считаться заключенной, если протокол совещания подписали уполномоченные на то стороны. В такой документ, например, можно включить следующие условия:
подробное описание предмета и сроков поставки (договор поставки); описание строительных работ, подлежащих выполнению, порядок определения цены и сроки их выполнения (договор подряда);описание предмета услуг (договор возмездного оказания услуг).Все существенные условия можно не предусматривать в одном протоколе совещания, и тогда его нельзя считать сделкой. Однако, когда, например, стороны подписали за месяц несколько протоколов совещаний, в которых есть все существенные условия, с высокой вероятностью эти соглашения трактуют как единую сделку.
Считать ли протокол совещания сделкой — вопрос на самом деле неоднозначный, а позиции судов варьируются.
Протокол как доказательство в суде
Протокол совещания может содержать сведения об обстоятельствах, имеющих существенное значение для дела, рассматриваемого в суде. Поэтому протоколы совещания нередко признаются судами в качестве письменных доказательств (п. 1 ст. 75 АПК).
Так, одни суды признают, что подписание протоколов совещания:
подтверждает согласование сторонами дополнительных объемов работ (постановления АС Уральского округа от 22 февраля 2018 года по делу № А50-16870/2016, АС Западно-Сибирского округа от 10 мая 2016 года по делу № А45-12564/2015, АС Уральского округа от 2 декабря 2015 года по делу № А76-25506/2013, АС Дальневосточного округа от 23 июня 2015 года по делу № А73-14622/2013, АС Восточно-Сибирского округа от 26 июня 2017 года по делу № А10-4323/2014, 8-го ААС от 18 мая 2011 года по делу № А81-2457/2009);продлевает сроки исполнения обязательств по договору (постановления АС Уральского округа от 6 июля 2016 года по делу № А50-10829/2015 и от 1 июля 2016 года по делу № А60-42466/2015).Другие, напротив, указывают, что протокол совещания:
не подтверждает факт поручения заказчиком выполнения дополнительных работ (постановления АС Северо-Кавказского округа от 28 ноября 2016 года по делу № А32-29659/2014, АС Московского округа от 14 августа 2013 года по делу № А40-24805/2012, 8-го ААС от 28 августа 2015 года по делу № А70-768/2015);не уменьшает объем работ по договору (постановление 8-го ААС от 25 февраля 2016 года по делу № А70-7507/2015)не продлевает сроки исполнения обязательств по договору (постановления АС Московского округа от 4 июля 2017 года по делу № А41-67464/2016 и от 19 декабря 2014 года по делу № А40-54701/2014, 9-го ААС от 5 августа 2015 года по делу № А40-16482/2015).В другой судебной практике суды признавали, что в протоколах совещаний содержалась информация:
об отраженных недостатках проектной документации (постановление АС Северо-Кавказского округа по делу № А53-19153/2021);ненадлежащем представлении заказчиком сведений, необходимых для оказания услуг (постановление АС Северо-Кавказского округа от 21 июня 2017 года по делу № А20-1599/2016);недостатках в проектной документации, переданной заказчиком (постановление 8-го ААС от 7 ноября 2017 года по делу № А75-4495/2017);фактически выполненном объеме работ (постановления АС Московского округа от 25 мая 2017 года по делу № А40-144318/2016 и от 20 января 2016 года по делу № А40-9912/2015);неготовности стройплощадок к монтажу оборудования (постановление АС Московского округа от 7 февраля 2018 года по делу № А40-8280/2017);нарушении сроков передачи строительной площадки (постановление АС Московского округа от 25 июля 2016 года по делу № А40-75419/2015);невозможности выполнять работы из-за наличия на стройплощадке материалов другой фирмы (постановление АС Московского округа от 14 апреля 2017 года по делу № А40-47277/2016);признании задолженности (постановление АС Уральского округа от 10 ноября 2014 года по делу № А60-45784/2013);передаче исполнительной документации (постановление АС Северо-Западного округа от 29 января 2018 года по делу № А56-15742/2015).Любое из указанных обстоятельств может быть ключевым при рассмотрении дел в суде, в частности по делам о взыскании с подрядчика неустойки, а в итоге привести к снижению размера ответственности в связи с наличием обоюдной вины в просрочке (ст. 404 ГК) или вовсе к освобождению его от ответственности (ст. 405 ГК).
Протокол совещания на преддоговорной стадии
Протоколы совещаний используют и для оформления предварительных договоренностей сторон на стадии переговоров, которая предшествует заключению договора. Они могут порождать для сторон определенные права и обязательства, если по всем признакам соответствуют понятию «предварительный договор».
В силу п. 2 ст. 421 ГК субъекты предпринимательской деятельности могут заключать соглашения о намерениях (меморандум о сотрудничестве, протокол о намерениях, дорожная карта и подобное). Соглашение о намерениях — документ, в котором стороны закрепляют намерение сотрудничать друг с другом в определенной сфере или заключать конкретный договор в определенные сроки. Неважно, как стороны именуют соглашение, оно вполне может назваться «протокол совещания», главное, чтобы в нем были зафиксированы принципиальные для сторон условия будущей сделки.
Еще письменное соглашение о намерениях может выступить доказательством того, что соответствующие субъекты действительно обсуждали сделку: это может способствовать толкованию договора при возникновении разногласий относительно его исполнения. Так, при толковании договора суд может обратиться и к соглашению о намерениях, чтобы установить реальную общую волю сторон (п. 2 ст. 431 ГК). Соглашение составляется в произвольной форме. Как правило, в нем указывается, какую сделку планируют заключить стороны и какие шаги необходимо предпринять для этого. На основании вышеизложенного делаем вывод, что протокол совещания может выполнять функцию соглашения о намерениях.
Практическая рекомендация
Для контроля рисков следует избегать в протоколах совещаний формулировок, возлагающих на подписантов какие-то обязательства, включая те, что не предусмотрены договором (в частности, описания видов оказываемых услуг, допработ, сроков их выполнения, отличающихся от сроков по договору). При необходимости урегулирования вопроса о дополнительных обязательствах в протоколе совещания можно сделать отсылку к намерениям сторон либо согласованным способам устранения сомнений, например указать на необходимость заключения в будущем дополнительного соглашения по конкретным вопросам.