В последние годы компании все чаще стали переходить с бумажного документооборота на электронный. Антиковидные ограничения выступили лишь дополнительным катализатором. Благо к началу пандемии в России уже было выработано правовое регулирование электронных подписей (ЭП), без которых трудно представить электронный документооборот.
Ст. 5 ФЗ «Об электронной подписи» предусматривает три вида электронных подписей:
- простая (ПЭП) — это код подтверждения, комбинация логина и пароля, а также другие инструменты, позволяющие идентифицировать автора подписи;
- неквалифицированная (НЭП) — это две уникальные последовательности символов (ключ ЭП и ключ проверки ЭП), которые подтверждают личность и позволяют выявить внесение изменений в документ после его подписания;
- квалифицированная (КЭП) — это та же НЭП, только созданная с использованием средств шифрования, сертифицированных ФСБ. Выдается такая подпись в аккредитованных удостоверяющих центрах (а НЭП — в любых).
НЭП и тем более КЭП считаются более надежными видами электронных подписей. Поэтому и сфера их применения шире, чем у ПЭП. Например, неквалифицированная подпись может использоваться в рамках внутреннего документооборота, а квалифицированная и вовсе приравнивается к собственноручной.
Но получить такие подписи, конечно, сложнее, чем ПЭП. Да и не всегда это нужно: порой может быть достаточно и простой электронной подписи. В частности, она вполне подойдет для электронного документооборота. Чтобы подписывать ПЭП договоры с контрагентами, нужно составить соглашение о простой электронной подписи. В нем следует прописать обязанность соблюдать конфиденциальность ключа ПЭП и правила определения подписавшего лица.
Остается разобраться, как реализовать такое подписание технически. На самом деле это проще, чем кажется. Существуют специальные программы, которые позволяют подписывать PDF-файлы простыми электронными подписями. Например, швейцарское приложение Smallpdf.
Smallpdf — это приложение для работы с документы в формате PDF. С помощью него PDF-файлы можно сжимать, редактировать, конвертировать, объединять, защищать и не только. Всего Smallpdf предлагает 21 инструмент для работы с такими документами.
Среди них есть и инструмент eSign, который позволяет менее чем за минуту подписать PDF-файл. Для этого сначала нужно выбрать файл и загрузить его. После Smallpdf предложит пользователю создать его электронную подпись. Ее можно нарисовать с помощью мыши (трекпада) или просто загрузить фотографию. Затем остается поместить подпись в нужное место, и подписанный документ готов.
С помощью eSign можно также оставлять метки времени, совместимые с юридическим стандартом eIDAS, отслеживать хронологию работы с файлом и приглашать других пользователей поставить электронную подпись на документе. Таким образом можно запросить электронную подпись у 100 человек. Все они получат письмо со ссылкой, пройдя по которой они смогут подписать документ. Для этого им потребуется лишь доступ в интернет.
При этом пользователи Smallpdf могут не волноваться об утечках данных. Приложение обеспечивает 256-битное SSL-шифрование при передаче документов — это военный уровень безопасности. Кроме того, все файлы автоматически стираются с серверов Smallpdf через час.