Электронные повестки и утечки данных: как вести себя работодателю
Изменения в законах
Об электронных повестках в контексте трудовых отношений рассказала Надежда Илюшина, адвокат, партнер, практика трудового права ALUMNI Partners. Теперь повестки могут направлять через личный кабинет на Госуслугах. После этого нововведения многие стали удалять свои аккаунты, но это не поможет избежать получения бумаги, отметила эксперт. Сейчас есть еще один способ вручить повестку — разместить сведения в Реестре повесток. Она считается врученной по истечении семи дней с момента включения в реестр, объяснила Илюшина. Сам реестр пока не разработали.
У граждан нет обязанности просматривать реестр повесток. Статус повестки «вручено» не зависит от просмотра или непросмотра реестра.
Пока не ясно, как нововведение с размещением сведений в реестре будет работать на практике, говорит эксперт. С точки зрения Илюшиной, помимо размещения сведений о выдаче повестки в реестре, гражданам будут дополнительно сообщать о повестках допустимыми способами.
Сейчас если работник идет служить, трудовой договор с ним нужно приостановить. При этом за ним сохраняется место работы, отметила Илюшина. Когда работник возвращается со службы, трудовой договор с ним возобновляют. Из зала спросили: когда работник уже не может передать оригинал заявления о приостановлении трудового договора работодателю, правомерно ли направить документ через мессенджеры. Илюшина объяснила, что на практике были ситуации, когда работники направляли заявления через своих близких и друзей, через электронную почту и мессенджеры. То есть в ход шли самые разные способы передачи документа. «Не слышала, чтобы Госинспекция труда [ГИТ] об этом четко высказывалась», — подчеркнула юрист.
О полномочиях ГИТ рассказала Марина Кулькова, ведущий специалист по кадровому делопроизводству INPAS. Она отметила, что до 2030 года продлили мораторий на плановые проверки. На сайте Роструда можно посмотреть, входит ли компания в план проверок, объяснила эксперт. Помимо проверок, ГИТ проводит профилактические визиты. Как раз на них, а не на плановых проверках и концентрируется инспекция в 2023-м, подчеркнула Кулькова. В текущем году ожидается минимальное число плановых проверок, сказала эксперт. С ее точки зрения, это положительная тенденция.
В последние годы были значимые изменения и в законодательстве о персональных данных. О них рассказала Ольга Федченко, руководитель направления сопровождения трудовых и социальных отношений, ответственный за организацию персональных данных ТМК. В числе таких изменений обязанность операторов персданных незамедлительно сообщать властям об инцидентах с принадлежащими им базами персональных данных, из-за которых случилась утечка, отметила Федченко.
Даже угроза утечки персональных данных — это инцидент, о котором надо сообщать в РКН. Это важно иметь в виду.
Компаниям нужно иметь возможность подтвердить свою privacy-совестливость, продолжил тему персданных Дмитриев. Это имеет значение в контексте новелл об оборотных штрафах для бизнеса из-за утечек, говорит эксперт. Для этого, в том числе, необходимо проверять контрагентов, подчеркнул Дмитриев.
Максим Плахотин, руководитель проектов правового департамента АЛРОСА рассказал об изменениях в трудовом законодательстве, которые связаны с охраной труда. В том числе он обратил внимание на такой нюанс: с 1 марта 2022 года работодатели должны учитывать микротравмы. Например, ссадины, подтеки. Работодатель должен регистрировать такие микроповреждения, выяснять их обстоятельства и причины, проводить расследование. Делать это необходимо, только если сотрудник сообщил о микротравме. При этом результаты расследования Минтруд рекомендовал оформлять в справке, а не в объемных актах. Разработчики объясняют необходимость нововведения тем, что такие меры помогут предотвратить в будущем более негативные последствия.
Работа с релокантами и электронный документооборот
За последний год некоторые сотрудники компаний релоцировались за границу и трудятся оттуда. На нюансы налогообложения таких удаленщиков обратила внимание Александра Рыбакова, Legal & Compliance Manager-руководитель направления юридического сопровождения и контроля Manpower. Эксперт подчеркнула: важную роль здесь играет место работы сотрудника. Если в трудовом договоре с дистанционным работником указали, что он трудится в России, то работодатель удерживает из зарплаты НДФЛ по стандартной ставке 13-15%. Если же работник перестает быть резидентом, то придется перерасчитать НДФЛ из ставки 30% за весь год. Система работает иначе, когда в трудовом договоре с удаленщиком в качестве места работы указана заграница. В таком случае работодатель не должен платить налог. Это ложиться на плечи самого дистанционного сотрудника, объяснила Рыбакова.
На особенности внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО) обратила внимание Елена Сайганова, руководитель направления кадрового администрирования и трудовых отношений Comply.Consent. Эксперт отметила, что многие компании стремятся перевести свой документооборот в цифру, но при этом не учитывают подводные камни этого вида ведения документации. КЭДО — это очень прозрачная система. В ней всегда можно отследить дату и время создания документов. Подписать их «задним» числом не получится, объяснила Сайганова. Не стоит слепо переходить на электронный документооборот. Важно подойти к этому осознанно. С удобной системой КЭДО выстроить корректные процессы проще чем на бумаге, говорит Сайганова.
Взаимодействие с самозанятыми: проблемы и риски
Когда компании начинают работать с самозанятыми, они сталкиваются с рядом рисков. О них рассказали сооснователи Tempojob Максим Абзалов, куратор стратегического продвижения, и Михаил Болгов, автор идеи. Болгов отметил, что один из рисков — переквалификация отношений с самозанятым из гражданско-правовых в трудовые. Это чревато тем, что компании могут доначислить налоги, объясняет эксперт. Например, отношения могут переквалифицировать в трудовые, если вознаграждение за оказанные услуги исполнителю перечисляют напрямую на карту.
Еще один риск для бизнеса связан с тем, что самозанятый с идеей сэкономить на налогах может легко отменить свой статус в личном кабинете через приложение налоговой, продолжил рассказ о рисках Абзалов. Заказчик не может перед каждой оплатой проверить наличие статуса самозанятого у исполнителя, отметил эксперт. Также Абзалов обратил внимание на еще один риск — сложный документооборот. Например, может оказаться, что у заказчика нет договора с самозанятым исполнителем. Эксперт подчеркнул, что эту проблему можно решить через сервисы, которые систематизируют работу бизнеса с самозанятыми и позволяют автоматически сформировать необходимый пакет документов.
О практических нюансах переквалификации отношений с самозанятыми в трудовые рассказала Ольга Тянгаева, руководитель группы трудовых отношений и платформенной занятости Яндекс.Такси. Она отметила, что признаки трудовых отношений закрепили в п. 17 Постановления Пленума Верховного суда. Но не все они актуальны сейчас, считает юрист. Среди таких признаков — обеспечение условий труда, наличие трудовых дополнительных гарантий, признание прав на отпуск и отдых, оплата расходов. Компании находятся «меж двух огней», говорит Тянгаева. С одной стороны, если компании не предоставляют отдых самозанятым, люди устают. В случае, если в компании произойдет что-то, связанное с охраной труда и нагрянут госорганы с проверкой, организация не сможет «отбиться» аргументами о том, что с самозанятыми у нее нет трудовых отношений. Их все равно признают таковыми и потребуют от компании предоставить исполнителю трудовые гарантии, объясняет Тянгаева. С другой стороны, при соблюдении этих условий и гарантий есть риск, что отношения с самозанятым могут признать трудовыми в любой день. «Сам факт соблюдения этих гарантий очень большое количество судов называют прямым признаком трудовых отношений. То есть мы находимся в абсолютно противоречивой ситуации», — считает Тянгаева.
Практические нюансы споров из-за увольнения
Марина Рыжкова, партнер Nextons объяснила, что чаще всего работники оспаривают увольнения по сокращению штата, дисциплинарным основаниям, по соглашению сторон и по собственному желанию.
В последнее время ВС часто обращает внимание, что работник — слабая сторона в споре и его необходимо защищать. Потому суды стали оказывать работникам содействие в ведении трудовых споров, а во многих случаях – выносить решения в пользу работников, даже в отсутствие для этого достаточных правовых оснований.
Алексей Семченко, председатель 10-го судебного состава по трудовым и социальным спорам Московского городского суда обратил внимание, что работодателям необходимо иметь в виду судебную перспективу оспаривания работником увольнения по сокращению. Потому компаниям стоит заранее побеспокоиться об оформлении необходимых документов при сокращении работников. Бумаги должны быть оформлены в хронологическим порядке, а не задним числом, когда сотрудник подал иск. При сокращении работодатель обязан предложить всем сокращаемым работникам все имеющиеся подходящие вакансии, даже если на одну должность претендуют сразу несколько работников, также подчеркнул судья.
Далеко не все работники добросовестно выполняют свои обязанности. От этого страдает бизнес работодателя, и потому к таким сотрудникам применяют дисциплинарные взыскания. Например, замечание или выговор. Цель дисциплинарного взыскания — побудить работника выполнять свои обязанности, а не уволить его, обратила внимание Елизавета Фурсова, руководитель практики трудового права Lidings. Она отметила, что в случае проступка надо запрашивать у работника объяснения до полного выяснения обстоятельств и при необходимости делать это несколько раз. А сведения из его объяснений нужно проверять. Это важно для работодателя, в случае если конфликт с работником из-за применения к нему дисциплинарного взыскания доходит до суда.
Бывают и прецеденты, когда работники оспаривают увольнение по своей же инициативе. Владислав Мазур, советник, руководитель практики трудового права Denuo говорил про спорные аспекты увольнения по собственному желанию с использованием электронной подписи. Эксперт рассказал о кейсе, где работник после увольнения через ЭДО пошел в суд, чтобы его восстановили на работе. Работодатель должным образом оформил ЭДО. Один из работников подал заявление об увольнении через информационную систему ЭДО и подписал его с помощью электронной подписи. В итоге все формальности соблюли и работника уволили. Но вскоре он захотел вернуться и подал иск к работодателю о своем восстановлении. Экс-сотрудник утверждал, что у него на рабочем месте не было доступа к компьютеру и заявление от его имени составил сам работодатель. Он предоставил листок нетрудоспособности и полагал, что заявление касается оплаты по нему. Он якобы заблуждался по поводу содержания заявления.
Сначала первая инстанция и апелляция поддержали работодателя. Они исходили из того, что работодатель все оформил корректно, объяснил Мазур. Кассация же отправила дело на пересмотр. На новом круге суды защитили работника.
Чтобы убедиться, что работник сознательно увольняется по собственному желанию, надо провести с ним беседу, желательно со свидетелем, например, HR. Если же сотрудник работает дистанционно, следует поговорить с ним через коммуникационные системы. Например, через Zoom. Это поможет обезопасить работодателя.
Недействительность трудового договора и премии самому себе
Практика призывает к защите работника, как слабой стороны, но не каждый сотрудник добросовестно трудится. Более того, некоторые начинают злоупотреблять своими правами. Среди нарушений можно встретить ситуации, когда руководитель компании сам повышает себе зарплату без согласия акционеров, если речь об АО, привел пример Сергей Водолагин, управляющий партнер Вестсайд. В таком случае возникает вопрос, можно ли признать трудовой договор недействительной сделкой. ВС еще в 2012 году отметил, что нормы трудового права не позволяют признать трудовой договор недействительным, обратил внимание юрист. Он подчеркнул, что тем не менее в ТК есть институт недействительности, а именно в ст. 50 ТК о регистрации коллективного трудового договора. Там указано, что условия коллективного договора, которые ухудшают положение работников, недействительны и их не применяют.
Более подробно о проблеме, когда руководители компаний могут сами себе выписывать премии и таким образом наносить ущерб собственнику бизнеса рассказала Марина Абрамова, адвокат, партнер, руководитель трудовой практики Андрей Городисский и партнеры. У гендиректоров юрлиц двойственный статус. Они одновременно и работники, и руководители. Важно, чтобы между владельцем бизнеса и лицом, которое фактически им управляет, были доверительные отношения, отметила юрист. При этом фактический руководитель компании должен действовать разумно и добросовестно в интересах бизнеса.
Работодателю стоит все согласовывать и излагать в письменной форме. Порядок выплаты вознаграждения гендиру можно зафиксировать в уставе компании, локальных нормативных актах, положениях о премировании. Лучше отрегулировать этот вопрос в положении об оплате труда и премировании именно единоличного исполнительного органа.
Абрамова обратила внимание на позицию ВС по делу № А40-121758/2021. Экономколлегия заключила: доверительные отношения между гендиректором и нанявшими его участниками компании не дают гендиру право самому определять условия выплаты себе вознаграждения, если на то нет воли участников. Не может гендиректор и пересматривать вознаграждение, которое ему установили в решении полномочного органа управления фирмы.