Гарантийные письма: где и как использовать бизнесу

Гарантийным называют письмо, которое одна сторона сделки отправляет другой. В нем компания подтверждает, что выполнит обязательства. Бизнес часто использует такой документ, чтобы обеспечить отгрузку товара или погашение задолженности. Гарантийное соглашение может быть и устным. Но чтобы воспользоваться им как доказательством в суде, важно зафиксировать гарантию в письменном виде.

Этот механизм часто используют, чтобы упростить и ускорить юридическое оформление правоотношений. Поскольку в законодательстве нет определения для гарантийных писем, это делает их рискованным правовым инструментом, предупреждает Яков Присяжнюк, руководитель практики разрешения экономических споров "Де-юре"

По словам эксперта, целесообразность их использования зависит от конкретной ситуации. Допустимо направлять гарантийки в рамках краткосрочных обязательств, когда финансовые риски для сторон настолько незначительны, что оформлять полноценные отношения экономически невыгодно, говорит Присяжнюк. Например, иногда рекламодатели посылают распространителям рекламы гарантийные письма. Указывают, что они готовы компенсировать потери, если их привлекут к административной ответственности за нарушения требований к опубликованным материалам. Штрафы за такое нарушение незначительны, а отношения между сторонами краткосрочные, поэтому использование гарантийных писем оправдано, объясняет Присяжнюк.

Прервет срок исковой давности

Гарантийное письмо можно использовать по-разному. Один из способов — подтвердить им признание долга, чтобы прервать срок исковой давности (п. 20 постановления Пленума Верховного суда № 43). Он начнет идти заново с момента, когда контрагент письменно подтверждает долг. В таком случае выше вероятность, что суд признает бумагу надлежащим доказательством и обнулит срок, считает Екатерина Туманова, юрист фирмы Кульков, Колотилов и Партнеры Так, компания «Ортега» с 2015 по 2019 год поставляла товар ростовскому заводу, который оплатил его не полностью. После поставщик уступил право на получение с предприятия задолженности «Ортвектор», и фирма потребовала оплату через суд (дело № А82-11973/2021). АС Ярославской области требования удовлетворил, но апелляция решение отменила, кроме прочего, из-за заявления ответчика о пропуске срока исковой давности. Суд округа с этим не согласился. В деле были акты сверок взаимных расчетов и гарантийное письмо, доказывающие, что срок исковой давности прерван. В итоге в пользу «Ортвектора» присудили всю сумму, которую задолжал завод. 

Туманова предупреждает: так как признать долг можно только в пределах исковой давности, то гарантийное письмо нужно составить до его истечения. В деле № А77-168/2009 компании «Чеченгаз» не удалось получить 4 млн руб. долга от Сунженского районного отдела образования из-за поздно направленной гарантийки. Учреждение в 2003–2004 годах не заплатило за газ, но предоставило акты сверки, а в 2007 году направило письмо. Поэтому поставщик обратился в суд только в 2009 году и выиграл в первой инстанции, ведь документы прервали срок исковой давности. Но апелляция установила, что письмо направлено в июне 2007 года, хотя срок по договору за 2004 год истек в январе. Из-за того, что «Чеченгаз» заявил требования за пределами трехлетнего срока, в иске ему отказали. 

Еще, если в письме нет ссылки на конкретный договор, срок можно прервать, только когда между сторонами заключена всего одна сделка. АС Поволжского округа отказался продлить срок исковой давности, поскольку арендатор не указал в письме номер договора. Поскольку у сторон было несколько договоров аренды, суд не смог определить, с каким долгом согласился контрагент (дело № А65-3711/2013).

Заменит договор и поменяет его условия

Гарантийное письмо может заменить основной договор, если оно выполняет роль оферты — предложения заключить сделку. Договор считается заключенным, когда заказчик направил документ об оплате конкретной услуги, и ее ему оказали. Дополнительно составлять договор не потребуется, если в письме есть все признаки оферты (ст. 435 ГК). То есть в нем указали существенные условия сделки, а само предложение определено и выражает намерение отправителя считать себя заключившим договор с адресатом.

Договор можно заключить и ответными действиями: если сторона не подтвердила оферту, но начала выполнять ее условия (п. 6 постановления Пленума Верховного суда № 49). Так, «Стройтранс» направил в адрес «Гидросервиса» договор на ремонт и обслуживание оборудования. Компания документ не подписала, но выполнила работы и потребовала их оплатить. «Стройтранс» в ответ прислал гарантийное письмо с обещанием выплатить задолженность, чем и подтвердил наличие деловых отношений с подрядчиком (дело № А01-2379/2022).

Чтобы гарантийное письмо посчитали акцептом (принятием условий оферты), одна сторона должна направить предложение заключить договор, а в ответ получить согласие с новыми условиями и обещанием оплаты, говорит Сергей Голофтеев, адвокат коллегии адвокатов коллегии адвокатов Delcredere Но если во встречном документе есть замечания или контрагент внес встречные предложения, письмо не будет иметь силы акцепта. Для этого он должен быть полным и безоговорочным. 

С помощью гарантийного письма можно изменить условия действующего договора. Потом сторонам нужно будет руководствоваться условиями, указанными в направленном документе. Например, если поменять срок оплаты, неустойка будет начисляться не с даты, указанной в договоре, а с момента, установленного в письме. Размер неустойки тоже можно установить или изменить гарантийкой. Если размер пеней посчитают соразмерным, то суд взыщет их с ответчика (дело № А65-17717/2022). 

Но не во всех случаях получится поменять договор гарантийным письмом. Если не предусмотрено иное, то соглашение об изменении или расторжении должно быть оформлено в той же форме, что и договор (ст. 452 ГК). В самом документе может быть условие, что его возможно изменить только через дополнительное соглашение. Письмо в этом случае — ненадежный вариант, поскольку при обращении в суд будут учитываться условия, изначально изложенные в договоре. Гарантийка не всегда может заменить и основное соглашение.

В сделках с недвижимостью наличие договора купли-продажи необходимо, поскольку на его основании Росреестр осуществляет переход права собственности. Эта процедура обязательна в силу ст. 551 ГК. Гарантийное письмо как подтверждение сделки регистрирующий орган не примет. 

Еще в соответствии с п. 4 ст. 434 ГК в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон, договор в письменной форме можно заключить только путем составления одного документа, подписанного сторонами, поясняет Голофтеев. Помимо купли-продажи недвижимости, к ним можно отнести договоры аренды зданий и сооружений, ипотеки, корпоративный договор и договор номинального счета.

Подтвердит выполнение работ и недостатки

Гарантийка поможет подтвердить, что работы выполнены. Стоит учитывать, что для государственных и муниципальных нужд действует особый порядок заключения сделок. Если выполнить работы без договора или по гарантийному письму, исполнитель не сможет получить плату за них. Но если заказчик попросит в письме оказать ему дополнительный объем услуг к основному договору, то суд может встать на сторону исполнителя контракта. Так произошло в деле № А40-201165/2021 по иску «Чистого города» к госучреждению «Жилищник Молжаниновского района». Стороны заключили госконтракты на вывоз твердых бытовых отходов. При выполнении выяснилось, что указанного объема недостаточно. Тогда учреждение попросило оказать ему дополнительные услуги на основе гарантийных писем, а когда «Чистый город» потребовал плату, то заказчик отказал ему, сославшись на запрет по ФЗ № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок». 9-й ААС посчитал, что заказчик злоупотребил правом, заказывая услуги гарантийными письмами, но не собираясь их оплачивать. Суд взыскал с учреждения долг в пользу подрядчика размере 4,1 млн руб.

Еще гарантийное письмо можно использовать, чтобы доказать, что подрядчик работал некачественно. Для этого подрядчик должен письменно пообещать устранить недостатки. В таком случае документ поможет установить и несоблюдения сроков, если они были нарушены. Так, компания «Гарант» обещала ФСИН по Красноярскому краю замену товара в определенную дату, чем подтвердила нарушение обязательств по контракту. Заказчика новый срок не устроил. Он не принял гарантию и отказался от закупки. Компания попыталась аннулировать решение ФСИН, но получила отказ во всех инстанциях (дело № А33-11934/2021). Суды решили, что, направив гарантийку, «Гарант» признал нарушение обязательств по контракту. 

Станет поручительством

Гарантийное письмо от третьей стороны можно использовать как договор поручительства. Такая возможность установлена в Постановлении Пленума Верховного суда от 24.12.2020 № 45. В нем говорится: чтобы согласовать условия поручительства, стороны должны соблюсти письменную форму. При этом подписать гарантийное письмо должна не сторона сделки, а третье лицо, которое намерено исполнить обязательства должника. Важно выполнить и другие условия. Так, из документа должно следовать, что лицо собирается выступить поручителем. А еще в нем нужно прописать все существенные условия договора поручительства. 

Но получить гарантийное письмо от третьего лица недостаточно. Важно направить подтверждение в ответ или оставить отметку на документе о согласии на принятие поручительства. Без этих действий суды отказываются считать, что договор поручительства заключили. В деле № А82-21620/2020 компания «Трейдагротранс» через суд захотела вернуть себе 1,1 млн руб. долга и обратилась с иском к Ростовскому комбикормовому заводу. Фирма просила оплатить услуги перевозки, которые она оказывала заказчику «Везунофф», за которого завод пообещал заплатить 400 000 руб. гарантийным письмом. Суды «Трейдагротрансу» отказали, поскольку в документе не были согласованы условия поручительства: на письме отсутствует отметка о принятии поручительства и обязательство, по которому оно предоставлено. 

Попытка поручиться гарантийным письмом за исполнение должником обязательства может оказаться неудачной, если не указать сведения о лице, за которое дается поручительство, или об обязательстве, по которому оно предоставляется, говорит Присяжнюк. Так, «Новатэк-Челябинск» обратился в суд с иском к  «Коммунальным системам», чтобы взыскать задолженность по поставке и транспортировке газа (дело № А76-7499/2022). Вторым ответчиком истец указал администрацию Еманжелинского муниципального района Челябинской области, поскольку в адрес компании поступило гарантийное письмо от главы госучреждения. Он обещал выплату долга со стороны «Коммунальных систем». Арбитражный суд Челябинской области посчитал документ поручительством и взыскал долг солидарно с двух ответчиков. Но 18-й ААС письмо главы не принял за договор. Суд решил, что из гарантийного письма нельзя сделать однозначный вывод о готовности администрации взять на себя обязательства должника перед кредитором. 

Как правильно составить гарантийное письмо

Требований к содержанию гарантийного письма нет, но есть обязательные реквизиты, которые нужно учесть, чтобы письмо приняли в суде. Часто у судей возникают вопросы к полноте сведений, которые зафиксированы в документе, объясняет Присяжнюк. Могут отсутствовать официальные реквизиты письма, например регистрационный номер или дата составления. Все это мешает суду достоверно установить волеизъявление стороны, направившей гарантию, и полноценно использовать его в качестве доказательства по делу. 

Для судов важно, чтобы письмо подписало уполномоченное лицо, в нем содержались иные реквизиты, кроме подписи (например, печать), и можно было установить дату и порядок отправки и получения документа. Из текста гарантийного письма должно однозначно следовать признание конкретного долга. Несоответствие этим требованиям и неточные формулировки не позволят эффективно использовать гарантийное письмо в процессе, говорит Туманова.

По форме письмо не следует нагружать лишней информацией, но нужно поставить подпись и номер на каждой странице, если в документе их несколько. Бумагу следует оформить на фирменном бланке, если он есть в организации. В суде такая гарантийка вызовет больше доверия.

Иногда подтвердить, что отношения между сторонами были, можно только косвенными доказательствами. В таких случаях гарантийное письмо будет рассматриваться судом вместе с другими документами. Чтобы доказать, что арендатор снимал помещение, он может представить, например, выписки о платежах за помещение и коммуналку, а еще гарантийное письмо о готовности нести ответственность за сохранность имущества на соответствующий срок, приводит пример Присяжнюк. Но никакой специальной юридической силы документ не имеет, и суд оценит его вместе с другими письменными доказательствами по делу.