Консалтинговая компания CEB (Corporate Executive Board Company) провела традиционный опрос в юридических отделах 180 крупных компаний по всему миру. По итогам опроса были сформулированы несколько советов о возможных способах снизить расходы на юридические услуги. Журнал Corporate Counsel рассказывает о наиболее интересных.
1. Больше поручайте сотрудникам своего юридического отдела. Старайтесь обойтись без услуг сторонних фирм — как показал опрос, юридические отделы тратят до 60% своего бюджета на работу с внешними партнерами. Однако эту долю можно снизить даже до 40%, считает Самприти Гангули (Sampriti Ganguli), управляющий директор CEB.
2 Чаще используйте профессионалов из других отраслей. 42% опрошенных сообщили, что на двух штатных юристов держат в юридическом отделе, как минимум, одного профессионала — не-юриста. Эти работники помогают штатным юристам не тратить время на повседневные задачи и не тратить деньги на услуги внешних фирм, которые обычно стоят дороже, чем время штатных сотрудников. Можно возлагать на них разнообразные административные обязанности или дела, требующие рутинной, но регулярной деятельности, например, проверку контрактов или подготовку комплектов документов. Поручать такие вещи старшим юристам просто нецелесообразно с точки зрения стоимости времени последних.
3. Инвестируйте в расширение возможностей. Все чаще в юридических отделах, особенно с большим количеством сотрудников, появляются штатные единицы вроде "бизнес-менеджер" или "старший администратор юридического отдела". В их обязанности, независимо от названия, входит обеспечение повседневной деятельности отдела. Например, они могут анализировать гонорары, выплачиваемые внешним партнерам, внедрять электронные системы выставления счетов и даже отслеживать прогресс штатных юристов в системе "продолженного образования" (Continuing Legal Education). Поскольку эти менеджеры берут на себя внедрение и сопровождение масштабных технологических проектов или проведение мер по снижению расходов, постольку собственно юристы могут сосредоточиться на опережающем анализе ситуации в интересах компании в целом.
4. Избирательно вкладывайте деньги в технологические решения для юристов. Более чем 90% юридических отделов используют те или иные технологические решения для облегчения работы юристов, например, электронные системы выставления счетов или системы хранения и проверки документов. Проблемы возникают чаще всего на этапе внедрения — сотрудники отделов не всегда легко переходят к использованию новых инструментов. Поэтому стоит обратить отдельное внимание именно на этот период и потратиться на своего рода "управление нововведениями". Кроме того, еще раньше, на этапе выбора продукта, стоит внимательно изучить предлагаемый продукт на предмет его соответствия специфическим нуждам сотрудников именно вашего отдела. Наконец, если позднее обнаружится, что продукт не вполне подходит, не торопитесь списывать его со счетов, но продолжайте взаимодействие с разработчиком, чтобы попытаться все-таки "подогнать" его для работы вашего отдела.
Наиболее успешные юридические департаменты формулируют долгосрочные, рассчитанные на годы вперед IT-стратегии и работают в тесном взаимодействии с IT-отделом своей компании с тем, чтобы разрабатывать и внедрять необходимые именно данному юридическому отделу продукты и функции.
5. Разумно подходите к выбору предлагаемых услуг. Внешние юридические фирмы часто предлагают услуги пакетами, но далеко не все входящие в пакет услуги стоит поручать внешней фирме. Например, копирование документов или исследование определенных вопросов могут за меньшие деньги произвести другие компании. Иначе говоря, старайтесь "разукомплектовывать" комплекты. Представляется разумным, чтобы юридический отдел выбрал для начала одну или две специфических области, например гражданские иски, и затем исследовал возможности передачи различных элементов работы другим исполнителям. Отработав процедуру анализа, можно заняться и прочими областями юридической работы отдела.
Однако не стоит ориентироваться только на снижение расходов. Перемены должны быть оправданы и с точки зрения неусложнения бизнес-процессов. Скажем, можно установить порог доли бюджета юридического отдела, по превышению которого будет иметь смысл анализировать возможности обращения к другим исполнителям.
Предлагаемые CEB рекомендации соотносятся с анализом причин разрыва отношений юридических отделов компаний с внешними партнерами, о котором рассказывало "Право.Ru" в прошлом году. Напомним, согласно исследованию британской компании Acritas, профиль которой — изучение глобального рынка юруслуг, каждый третий юридический отдел инициировал расторжение контракта с внешними юрфирмами в 2011 году. Причем завершение совместного проекта оказалось совсем не на первом месте.
Самой распространенной причиной (21% случаев) было неприемлемое соотношение цена/качество. "Мы платили фирме 30 000-40 000 евро в месяц, но взамен, можно сказать, ничего не получали", писал один из респондентов. На втором месте — недостаточно высокий уровень компетенции (18%). Только на третьем — окончание проекта (16%) и за ним, с небольшим отставанием, следовало некачественное обслуживание (15%).
В общем, не экономьте на своих сотрудниках, и забота о собственном юридическом отделе вернется к вам снижением расходов при сохранении качества и результатов.
