Выбор офиса
Для начала надо определиться с основными требованиями к новому офису:
- локация (район, транспортная доступность). «Например, для судебных арбитражных фирм в Москве близка серая ветка метро, где находятся все три основных суда: АСГМ, 9-й ААС, АСМО», – отметил управляющий партнер АБ Андрей Корельский;
- размер помещения. «Если ваша компания планирует развиваться и нанимать новых сотрудников, закладывайте большую площадь, чем необходимо сегодня. Мы, например, изначально договаривались на аренду трех этажей, но в процессе переезда поняли: если будем нанимать новых сотрудников, станет тесно. В срочном порядке пришлось передоговариваться на аренду целого особняка», – рассказала директор по развитию АБ Наталья Николаева;
- класс помещения (A, B, C или D) и тип здания. «Если выбираете особняк, то важно, чтобы он был расположен не в точечной застройке вокруг жилых советских пятиэтажек, а в историческом районе. Идеально, когда есть возможность разделить этажи под ресепшен и переговорные комнаты, партнерскую зону, кухню, гардеробную, душевые и зону релакса, а также рабочий этаж для юристов и бэк-офиса. Если у особняка есть еще какая-то терраса или жилая крыша, то можно устраивать там посиделки», – предложил Корельский;
- наличие парковки. «Даже если клиента ожидает водитель, в отсутствие парковки ему придется нарезать круги, что неудобно», – считает управляющий партнер КА г. Москвы Анастасия Расторгуева;
- состояние помещения (новое, после косметического ремонта, без ремонта), наличие в нем мебели;
- планировка (кабинетная или open-space);
- наличие современной противопожарной и эвакуационной систем, систем кондиционирования;
- входная группа.
Больше всего споров возникает из-за типа и расположения помещения. Как правило, консервативные адвокатские образования расположены в классических особняках в центре с обилием отделки под дерево, дубовыми столами, массивной и дорогой мебелью. Молодые фирмы отдают предпочтение видовым офисам с перспективой, поэтому для них привлекательны последние этажи высотных бизнес-центров. «В последнее время набирают популярность лофтовые помещения. Особенно они подходят для тех, кто много работает со сферой IT или в области науки и искусства. Начинающие юрфирмы обходятся коворкингами или смешанной арендой от Regus», – рассказал Корельский. «Для адвокатов, работающих с физическими лицами, хорошим решением может быть проходное место рядом с метро. Для кого-то важно позиционировать себя в том числе и через расположение в дорогом бизнес-центре. Подавляющее большинство наших крупнейших клиентов приглашают на встречи к себе, поэтому у нас нет задачи ориентироваться на них, мы ориентируемся на сотрудников и их комфорт. Поскольку мы много взаимодействуем с Высшей школой экономики, территориально нам удобно находиться рядом с юридическим факультетом и главным зданием», – сообщил управляющий партнер Егор Батанов.
Мне больше импонируют офисы в современном стиле в местах бизнес-активности Москвы. В них приятно приезжать клиентам и сотрудникам, там много энергии. В офисах, расположенных в правильных местах, выше производительность труда.
Поиск офиса
Николаева рассказала: АБ "Казаков и партнеры" больше 25 лет располагалось в БЦ «Олимпик» (СК «Олимпийский), но в этом году переехало в трёхэтажный особняк с мансардой на Малой Дмитровке. «Начинайте поиск офиса минимум за полгода», – советует Николаева. Она приступила к поиску помещения в мае 2018 года, поскольку в декабре нужно было покинуть прежнее помещение. «Казалось, что времени более чем достаточно, но по факту же мы еле успели. Достойных предложений на рынке не так много, как может показаться изначально. Чтобы не простаивать, зачастую собственники выставляют помещения заблаговременно. Так, многие понравившиеся нам помещения освобождались лишь в январе или феврале 2019 года, а возможности ждать у нас не было. Другая проблема, требующая больших временных затрат, – это согласование договора аренды», – говорит Николаева.
Как правило, поиском помещения занимаются риелторы. «Обращайтесь к проверенному риелтору, который имеет опыт по подбору офиса для юридической фирмы, лучше к нескольким. Мы сотрудничали с тремя агентствами», – рассказала Николаева. Дело в том, что некоторые собственники помещений работают только с одной и той же компанией на эксклюзивном договоре.
Советник АБ Антон Алексеев настаивает: если сделку сопровождает риелтор, необходимо озаботиться не только письменным оформлением отношений с ним, но и настоять на изменении условий договора. «Первоначальная редакция договора с риелтором обычно не содержит внятных положений об ответственности исполнителя, если что-то пойдет не так. В соглашении лучше предусмотреть как фактические параметры искомой недвижимости и ее цены, так и другие желательные условия, вплоть до основных параметров прекращения договора о приобретении прав на объект», – посоветовал Алексеев. «При взаимодействии с риелтором важно помнить, что он осуществляет услуги по подбору помещения и не отвечает юридически за дальнейшее исполнение заключенных с его помощью договоров. В большинстве случаев у риелторских компаний есть своя юридическая служба, которая может помочь в составлении и проверке договора. Но это не гарантирует исключение негативных последствий. В идеале нужно внести в договор с риелтором условие о его ответственности за чистоту сделки», – считает руководитель практики Наталья Леженникова.
Услуги риелтора обычно оплачивает собственник помещения. По словам Николаевой, стандартная комиссия агентства равнозначна арендной плате за один месяц. Она вносится после подписания договора аренды.
Стоимость аренды и покупки офиса
Не каждая юридическая компания может позволить себе купить офис: одних останавливают высокие цены, других – длительный срок окупаемости, а кто-то ждет более стабильной экономической ситуации. «Многие юридические компании, которые я знаю и с которыми поддерживаю дружеские взаимоотношения, сегодня отдают предпочтение аренде, а не покупке офисных помещений», – рассказала операционный директор Валерия Панасенко. С ней согласился Корельский: «В юридическом бизнесе покупка офиса в собственность – это большая редкость, так как количество персонала может расти или падать. В таких случаях помещений будет либо недостаточно, либо они будут пустовать, следовательно, не оправдают свою стоимость. Аренда более эффективна и мобильна для возможности перемен, если ваша компания не стоит на месте». Расторгуева и вовсе считает: поскольку адвокатское образование – это некоммерческая организация, покупать недвижимость невыгодно. Тем не менее – одна из ведущих российских юркомпаний – в этом году переехала в новый собственный офис.
РЕЗУЛЬТАТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ KNIGHT FRANK ПО ИТОГАМ I КВАРТАЛА 2019 ГОДА
При аренде помещения сразу придется внести как минимум два платежа: оплату за первый месяц аренды и обеспечительный депозит, равный одному месяцу арендной платы. По общему правилу в стоимость аренды включаются расходы по эксплуатации здания, а коммунальные платежи оплачиваются по факту.
РЕЗУЛЬТАТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ KNIGHT FRANK ПО ИТОГАМ I КВАРТАЛА 2019 ГОДА
Юридическая проверка офиса
И при покупке офисного помещения, и при его аренде нужно запросить у собственника следующие документы:
- договор или иное основание приобретения объекта. Глядя на них, можно проверить правомочия собственника;
- выписку из ЕГРН. «Из нее будет понятно, что у помещения отсутствуют обременения, которые могут препятствовать его использованию», – объяснила партнер Наталья Стенина. «Если зарегистрирована ипотека, то для целей сделки может потребоваться согласие залогодержателя. Согласие залогодержателя на аренду также требуется, если срок аренды превышает срок обеспеченного ипотекой обязательства или планируется использование помещения для целей, не соответствующих его предназначению. Иные правила могут быть установлены самим договором ипотеки», – рассказал партнер практики недвижимости и строительства Юрий Чернобривцев;
- правила пользования помещением. «Как правило, они существуют в крупных бизнес-центрах. Иногда арендодатели предлагают слишком жесткие условия правил пользования помещением. Например, 30 000 руб. штрафа за курение в неположенном месте или запрет сотрудникам арендатора пройти в помещение в случае задержки арендного платежа на один день», – рассказала Николаева. «В случае несогласия с такими условиями можно вынести их в качестве предмета для переговоров», – посоветовала Леженникова;
- документацию по техническому учету;
- договоры с обслуживающими организациями.
По словам Николаевой, большинство из предложенных им проектов договоров отражали явный проарендодательский дисбаланс интересов и были обременительными. «Мы посмотрели более 50 офисов, подписали три соглашения о намерениях, но каждый раз что-то срывалось или предлагаемые условия были крайне невыгодны. Например, один из арендодателей предусмотрел для себя возможность одностороннего немотивированного отказа от договора. Другой хотел штраф за любое неисполнение или ненадлежащее исполнение арендатором обязательств в размере 6 месяцев арендной платы. Третий обещал вернуть обеспечительный платеж в течение 6 месяцев после расторжения договора», – говорит Николаева. Она уверена: на стадии переговоров необходимо отсечь все неприемлемые условия, поскольку впоследствии их оспаривание в суде может быть бесперспективным.
Все появившиеся в ходе проверки объекта сомнения нужно развеивать либо дополнительной скидкой, либо конкретными условиями об ответственности продавца в договоре, а лучше и тем, и другим.
Иногда арендодатели предлагают сделку с высокой рискованностью (изъятие имущества, наложение ареста, расчет причиненного ущерба исключительно оценщиком арендодателя), от которой юристы советуют отказаться. Они также не рекомендуют заключать краткосрочные договоры, поскольку в этом случае существует большая вероятность, что через 11 месяцев поднимутся цены или собственник попросит покинуть помещение.
Найдите своего арендодателя, ведь вам с ним быть долгие годы. Обговорите всё до мельчайших деталей. Если трудно прийти к соглашению сейчас, то потом может быть еще труднее.
После того как помещение найдено, эксперты рекомендуют:
- узнать затраты на коммунальные расходы в зимний и летний периоды;
- спросить у текущего арендатора, почему он съезжает. «Если помещение уже пустует, попросите контакт либо наименование компании у арендодателя. Мы звонили каждый раз и задавали все волнующие вопросы», – призналась Николаева;
- определиться, чьими силами будет сделан ремонт, если он необходим. Некоторые арендодатели соглашаются на проведение ремонта самостоятельно, но при условии увеличения арендной ставки;
- запросить у собственника план помещения и рассадку предыдущего арендатора. «Крупные агентства недвижимости предлагают в качестве бонуса бесплатную планировку. Воспользуйтесь этим, поскольку архитектурный план – дорогое удовольствие», – советует Николаева;
- подготовить в качестве приложения к договору подробное описание состояния помещения с фотографиями.
Ремонт и наполнение офиса
«Риелторские агентства иногда предлагают своих поставщиков мебели. Как правило, в этом случае в стоимость мебели закладывается процент их вознаграждения», – предупредила Николаева. Поэтому она посоветовала привлекать только проверенных поставщиков с рекомендациями. «Если есть возможность нанять дизайнера – здорово, если нет – придется сложно, но приобретёте полезный опыт. Мы занимались дизайном самостоятельно. Нам пришлось столкнуться с непредвиденной проблемой: план рассадки не был одобрен арендодателем, так как старинный особняк имеет ограничения по коммуникациям. Взамен собственник предложил свой вариант, который совершенно не устраивал нас. Ситуацию спасли поставщики мебели, которые бонусом к мебели сделали грамотный, отвечающий техническим характеристикам и возможностям здания план рассадки», – рассказала Николаева.
Затраты (на примере АБ «Казаков и партнеры»):
– мебель под ключ: 2 066 000 руб. (55 рабочих мест и зона ресепшен);
– шторы: 215 000 руб. (кабинет управляющего партнера, ресепшен, две комнаты для переговоров);
– логотип на ресепшен: 27 900 руб.;
– вывеска на фасад: 27 000 руб.;
– логистика: 150 000 руб.;
– предметы декора: 35 000 руб.;
– ремонт: за счет арендодателя;
– планировка: бонус от мебельной компании.
ИТОГ – 2 520 900 руб.
Переезд в новый офис
Эксперты советуют:
- планируйте переезд минимум за месяц, а если впереди праздники – за два;
- проинформируйте сотрудников о переезде минимум за две недели: проведите экскурсию на новое место, ознакомьте с рассадкой;
- оповестите клиентов и партнеров о смене адреса, вышлите карту проезда;
- обращайтесь только к проверенным перевозчикам. «В зависимости от компании-перевозчика, времени суток и спроса стоимость может варьироваться от 50 000 до 100 000 руб. за 8 часов. На перевозку компании из 50 человек у нас ушло три дня, было задействовано шесть грузовых машин, при этом техника и личные вещи перевозились на собственном транспорте», – рассказала Николаева. По словам Панасенко, цена за услуги компании-перевозчика складывается из следующих составляющих: упаковочный материал, услуги упаковки, погрузка и разгрузка, а также сама перевозка и вывоз мусора. «Упаковочный материал можно приобрести в интернете, а силами сотрудников продумать систему упаковки личных вещей и документации. Оборудование и технику лучше оставить профессионалам», – считает Панасенко;
- назначьте координатора процесса, который составит план-график переезда, и ответственного за перевозку вещей в каждом отделе;
- обозначьте время упаковки, погрузки, разгрузки, распаковки и сборки мебели;
- обязательно маркируйте коробки/вещи/технику/мебель (отдел, Ф.И.О. сотрудника, этаж, кабинет);
- определитесь, какие вещи будут перевозиться в первую очередь, какие позже. «Первым делом мы перевозили самое ценное: кабинет управляющего партнера, предметы искусства, переговорные комнаты. Для этого нанимали более дорогого перевозчика, который контролировал процесс от и до», – сообщила Николаева;
- организуйте порядок работы служб в новом офисе;
- не спешите с уборкой. «Не стоит наводить порядок в первый же день. Сотрудники должны осмотреться и понять, насколько им комфортно. Кому-то захочется поменяться кабинетами, заменить шкаф или стол. Наш офис передвигался по этажам в течение недели», – отметила Николаева.