Минюст России обнародовал проект своего приказа "Об утверждении Административного регламента исполнения Министерством юстиции Российской Федерации государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу".
В документе говорится, что основанием для начала административной процедуры по проставлению апостиля является принятие специалистом, уполномоченным на проставление апостиля, решения о проставлении апостиля. Проставление апостиля осуществляется путем проставления специального оттиска штампа "Апостиль", форма которого определена Конвенцией, с его последующим заполнением. Штамп "Апостиль" должен быть выполнен в форме квадратного клише размером 10 x 10 см. Заголовок штампа "Апостиль" должен быть дан на французском языке — "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)". Апостиль может быть выполнен также способом компьютерного набора. Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным отличным от предусмотренных Административным регламентом способов не допускается.
Оттиск штампа "Апостиль" проставляется в конце текста документа — на свободном от него месте либо на оборотной стороне текста официального документа, либо на отдельном листе бумаги. Компьютерный набор апостиля осуществляется на отдельном листе бумаги. В случае проставления апостиля на отдельном листе листы документа и лист с апостилем прошиваются нитью любого цвета либо специальным тонким шнуром (лентой). Последний лист документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной "звездочкой", на которой проставляется оттиск печати с воспроизведением Государственного герба РФ, который располагается равномерно на "звездочке" и на листе. Сведения о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных гербовой печатью листов заверяются подписью уполномоченного должностного лица. Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут.
Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, заполняет проставленный им оттиск штампа "Апостиль". В строке 2 апостиля указываются в творительном падеже фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля.
Если в официальном документе не предусмотрена подпись конкретного должностного лица и его фамилия, а документ исходит от органа, в строке 2 апостиля указывается: "подпись не предусмотрена", а в строке 4 — официальное название органа, от которого исходит документ. В строке 3 апостиля указывается должность лица, подписавшего документ. Если официальный документ подписан несколькими лицами, указывается должностное положение главного из них по должности (например, председательствующего в составе суда). В строке 4 апостиля указывается официальное наименование органа, удостоверившего документ оттиском печати.
При проставлении апостиля на копии документа, удостоверенного (засвидетельствованного) в нотариальном порядке, в строке 1 апостиля после слов "Настоящий официальный документ" указываются слова
"- нотариальная копия", а в случае проставления апостиля на копии документа, засвидетельствованного в нотариальном порядке, со скрепленным с ним переводом, указываются слова "- нотариальная копия и его перевод". При этом в строке 2 апостиля указываются фамилия и инициалы нотариуса (лица, уполномоченного на совершение нотариальных действий), в строке 3 — его должность, а строке 4 — наименование нотариального округа. В случае, если документ нотариально удостоверен (засвидетельствован) одним нотариусом, а перевод — другим нотариусом, в указанных строках апостиля заполняются данные на обоих нотариусов. В строке 5 апостиля в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль. В строке 6 апостиля цифрами указывается дата проставления апостиля. В строке 7 апостиля указываются в творительном падеже фамилия и инициалы, должность лица, подписавшего апостиль, а также название удостоверяющего органа. В строке 8 апостиля указывается номер, соответствующий порядковому номеру записи в журнале регистрации апостиля.
Текст в апостиле должен быть напечатан или четко написан от руки, подчистки не допускаются, приписки и иные исправления оговариваются лицом, его подписавшим, и подтверждаются его подписью и оттиском гербовой печати. В апостиле могут применяться штампы с текстом соответствующих надписей.
Максимальный срок выполнения действия составляет 20 минут.