Григорий Таушканов, директор департамента правового обеспечения и управления правовыми рисками Business Car Group, рассказал про опыт компании в частичной автоматизации процессов, связанных с выдачей доверенностей. «Раньше у нас отсутствовала система хранения доверенностей. Мы использовали телекинез, чтобы понять, какие же полномочия мы выдали сотруднику. Максимумом была табличка с такими доверенностями в Excel», – шутил Таушканов. Доверенности оформляют сотрудникам по всей России – их получают директора департаментов, начальники отделов, заместители начальников, рядовые сотрудники, юристы. Поверенные (те, кто получил доверенности) занимаются продажей автомобилей, их сервисом, участвуют в госзакупках, а также представляют интересы компании в судах и др. с Business Car Group – владелец сети официальных дилерских центров «Тойота» и «Лексус».
В итоге в компании ввели автоматизированный скоринг поверенного (то есть проверку на риски), сами доверенности типизировали и завели их электронную базу. Для типовой доверенности поверенный запускает процесс согласования в общей системе, подгружает свои паспортные данные, а система проводит скоринг-анализ. После этих процедур доверенность переходит на подпись руководителя. Автоматически система подскажет, если паспорт поверенного недействителен, если его привлекали к уголовной ответственности или он стоит на учете в МВД. Отдельно выделяется категория управления транспорта в состоянии алкогольного опьянения. Если скоринг показал одну из проблем, то тогда юристу приходит нужное уведомление и дальше он консультируется с отделом безопасности, а решение о выдаче или невыдаче доверенности происходит в ручном режиме. Всего на разработку системы компания потратила около 350 000 руб., по словам Таушканова, это позволило сократить примерно на 80% рутинную работу.
«Мираторг» – производитель мяса – также поделился своим опытом автоматизации: для компании значительная часть задач связана с учетом недвижимости (на землях, которые нужно учитывать, пасется крупный рогатый скот). Артем Саперов, старший юрист юридического департамента холдинга «Мираторг», рассказал, как в компании устроен юридический департамент: он разделяется на юридическое управление, управление недвижимости, отдел регистрации архивных фондов и некоторые другие подразделения.
Автоматизацию внедряли по нескольким направлениям: ввели электронную библиотеку документов, конструктор типовых договоров, а также модуль для согласования договоров. Автоматизировать удалось и запросы в отдел ГИС (геоинформационные системы), и запросы агрономам. Также для процессов использовалось одно из готовых решений для анализа продаж.
Особенно важным был процесс автоматизации в части ГИС. Первоначальную базу удалось составить на основе данных Росреестра, но в определенный момент техническая возможность получать эту информацию была закрыта. В итоге комплексом решений в компании удалось выстроить процессы таким образом, что с помощью спутниковых снимков можно было выявлять перспективные земли, а также запрашивать электронные выписки из ЕГРН и актуализировать карты земель компании и соседей. Всем полям присваиваются номера, а также ведется их учет. Система же позволяет отправлять заявки в агрономическую службу, которая проводит осмотры участков.
Достойную экспертизу в этом имеет компания «Мосэнергосбыт». Процент неплатежей в сфере ЖКХ в 2014–2016 годах и дебиторская задолженность в компании составляли 6,3 млрд руб.
Ирина Пескова, заместитель генерального директора АО «Мосэнергосбыт», рассказывает: для людей электричество в доме так же естественно, как и воздух, поэтому часто они забывают за него платить. Бесконечно расширять штат юристов для работы с исками в адрес неплательщиков было невозможно.
В итоге в компании решили процессы автоматизировать и создать собственное программное обеспечение: на разработку ушло около двух лет, а техническое задание заняло более 470 листов. Разработка велась с нуля. Программа интегрирована с kad.atbitr.ru, а также имеет доступ к базе данных ФССП и интегрирована с 1С. Через систему подготавливается иск, а юрист через календарь видит даты судебных заседаний и другие полезные опции. Программа также позволила формировать списки солидарных должников на основе адреса компаний.
После внедрения программ на этапе подготовки исков удалось сократить 30% времени, а также значительно и на других этапах, но автоматизация позволила и существенно увеличить процент взысканной дебиторской задолженности.
Пескова рассказывает, что независимо от удобного интерфейса компании потребовалось значительное количество времени, чтобы адаптировать сотрудников для работы с новой программой: по своей природе люди сложно перестраиваются. Она порекомендовала при запуске подобных обновлений закладывать время на обучение. Еще одной проблемой Пескова обозначила «трудности перевода»: разработчику нужно понимать бизнес-процессы, а заказчику – язык разработчика.
Дмитрий Бондарь, начальник отдела корпоративного права CARCADE (компания занимается автолизингом), рассказал, что вопросы автоматизации тесно связаны с задачами. «Раньше у нас в компании KPI был завязан на подаче иска в определенные сроки, но здесь автоматизация не нужна. После его поменяли – юристам необходимо взыскивать определенную сумму или процент от задолженности на счета компании в год, от этого стала зависеть их зарплата», – рассказал он, здесь и нужна была автоматизация.
По словам Бондаря, происходит ситуация, когда выпускники с горящими глазами приходят в компанию, но вынуждены еще два-три года заниматься технической работой, от которой с помощью автоматизации их можно избавить: «Заставлять юриста копировать документы – это дорого, он может выполнять квалифицированную работу», – отметил он.
Автоматизацию также ввели на уровне слежения за делами: сотрудники видят, когда поступил иск или будет заседание, а руководитель видит, если дело проиграно. Бондарь предупредил, что нет большого смысла разрабатывать «идеальное» техническое задание и сразу внедрять в работу весь продукт: делать это нужно постепенно, а задачи программистам должны ставиться по ходу использования продукта, а первое время – постоянно. Главный тезис, который озвучил Бондарь, – нет смысла «опускать» технологические решения на неработающие бизнес-процессы.