Проблемы цифровизации в трудовых отношениях: мониторинг за сотрудниками и ИИ-кадровик

Использование ИИ при подборе кадров

Чтобы облегчить себе работу и не просматривать самим сотни резюме, HR часто привлекают на помощь искусственный интеллект. И если при первичном анализе это допустимо, то желание отдать ему на откуп решение о возможном кандидате чревато проблемами. Трудовой кодекс прямо запрещает принимать решения, которые затрагивают интересы работника, основываясь только на персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки (п. 6 ст. 86 ТК). Поэтому рискованно доверять ИИ вопросы подбора, найма сотрудников, их продвижения по службе и увольнения, напоминает адвокат, советник VERBA LEGAL Роман Жеребцов.

При подборе персонала нельзя отказывать в приеме на работу, если это не обосновано деловыми качествами. Искусственный интеллект же может отказать по любым основаниям, например из-за пола или возраста. Работодатель о таком может и не знать, но при оспаривании решения доказать отсутствие дискриминации ему будет сложно. Елена Полевая, старший юрист ККМП | Кучер Кулешов Максименко и партнеры , приводит пример компании Amazon: алгоритм, обученный на данных соискателей за десять лет, среди которых преобладали мужчины, начал занижать рейтинг резюме женщин. Выпускницы женских колледжей могли получать низкие оценки уже из-за названия учебного заведения. В 2018 году Amazon закрыл проект, признав, что не может гарантировать объективность в модели, обученной на предвзятых данных.

В другом случае компания внедрила ИИ и передала ему функции одного из сотрудников. Работнику предложили перейти на двухчасовой рабочий день с уменьшением зарплаты либо уволиться. Он отказался, его уволили из-за изменения условий труда, но сотрудник оспорил решение. Суд указал, что работодатель сократил должность, но лишил работника гарантий, которые при этом предусматривает ТК (дело № 33-34099/2025).

Внедрение систем ИИ, способных выполнять функции работников, с точки зрения трудового законодательства не образует изменения технологических условий труда и не может служить самостоятельным основанием для прекращения трудового договора.

Елена Полевая, старший юрист ККМП | Кучер Кулешов Максименко и партнеры

Впрочем, отмечает Жеребцов, на практике работодатели чаще используют ИИ только для первичного отбора соискателей, а окончательное решение оставляют за человеком. Судебной практики пока немного, и она в целом показывает лояльное отношение судов к частичному делегированию ИИ отбора кандидатов, указывает эксперт. Например, в деле № 33-801/2023 работодатель использовал автоматизированную систему для отбора соискателей, но отказ в приеме на работу незаконным не признали, поскольку кандидат сам отказался проходить дальнейший этап собеседований.

Партнер практики трудового права ALUMNI Partners Надежда Илюшина выделяет другую проблему с искусственным интеллектом на этапе отбора персонала. Так, все чаще кандидаты недобросовестно используют ИИ, чтобы пройти собеседование онлайн: выполняют с его помощью тестовые задания, получают ответы на вопросы, хотя не имеют нужных знаний. Иногда на интервью приходит другой человек, а ИИ подменяет его лицо на лицо кандидата. На этапе отбора выявить некомпетентность такого сотрудника удается не всегда, а уволить его потом бывает сложно. Законный выход — признать, что сотрудник не прошел испытательный срок, говорит Илюшина. Для этого важно корректно оформить трудовой договор и должностную инструкцию и фиксировать случаи выполнения или невыполнения задач.

Серьезный судебный потенциал Илюшина видит в ситуации, когда кандидат прошел собеседование обманным путем, но получил отказ, когда HR заподозрил несоответствие. В таком случае соискатель может потребовать письменное объяснение причин отказа в течение семи рабочих дней, и работодатель обязан его предоставить. Далее кандидат имеет право оспорить этот отказ, а потому работодателю важно четко сформулировать мотивировку, заключает Илюшина.

Утечки данных

Если предыдущий риск пока в большей степени остается потенциальным, то угроза нарушить законодательство о персональных данных вполне реальна. Выгрузка кадровых документов в систему ИИ увеличивает риски утечек таких данных, за что могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.11 КоАП. Работодатель при использовании таких систем должен проверить, обеспечена ли защита персональных данных работников и исключен ли несанкционированный доступ третьих лиц к информационным базам, указывает Полевая.

Использование иностранных баз данных и сервисов для работы с персональными данными, например зарубежных CRM, мессенджеров, Zoom или Google-таблиц, может нарушать требования о локализации. Закон требует сначала собирать сведения на серверах, расположенных в России. Если же данные сразу попадают в иностранные базы, это уже нарушение.

Кроме того, с 1 марта 2023 года запрещено передавать персональные данные российских граждан через иностранные мессенджеры из реестра Роскомнадзора, в том числе Telegram, и иные зарубежные системы обмена сообщениями (ч. 8 ст. 10 ФЗ № 149; письмо Минцифры от 28.07.2023 № П25‑1‑05‑200‑202259). Штрафы составляют до 6 млн руб. за первое нарушение и до 18 млн при повторном (ч. 8, 9 ст. 13.11 КоАП).

Требование о локализации, напоминает Полевая, не исключает трансграничную передачу персональных данных, изначально собранных в российские базы данных (разъяснения Минцифры от 12.05.2025 № П25-44929 и Роскомнадзора от 24.03.2025 № 08-134789). Но для такой передачи установлены особые требования:

• Оператор обязан предварительно уведомить Роскомнадзор о трансграничной передаче (ч. 3 ст. 12 закона «О персональных данных»).

• До подачи уведомления оператор должен получить от иностранного получателя персданных сведения о мерах защиты данных, их правовом регулировании (ч. 5 ст. 12 закона «О персональных данных»).

• Роскомнадзор может запретить или ограничить передачу. Он также имеет право запросить документы, осмотреть информационные системы и оборудование, проанализировать журналы доступа, историю посещений и другие материалы (ч. 7–9, 12 ст. 12 закона «О персональных данных»).

Не стоит забывать о рисках утечек конфиденциальной информации. Документы содержат чувствительную персональную информацию: Ф. И. О., паспортные данные, размер зарплаты и другое. Использование облачных сервисов и интеграций с внешними провайдерами повышает вероятность утечек и несанкционированного доступа. Партнер ККМП | Кучер Кулешов Максименко и партнеры Анна Максименко рекомендует ограничивать доступ к электронным кадровым документам, применять шифрование, проводить аудит систем и регулярно оценивать их уязвимости.

Мониторинг работы

Если работнику выдали корпоративный компьютер, телефон, планшет, другое оборудование или даже автомобиль, работодатель вправе контролировать его использование. Он может установить системы мониторинга активности, которые фиксируют количество и качество выполненной работы. При разъездном характере работы допускается и отслеживание геолокации. Например, торговые представители заранее согласовывают с работодателем количество точек, которые должны посетить. В каждой из них сотрудник через телефон или планшет фиксирует место и время визита. Если отметки совпадают с реальной ситуацией, это подтверждает, что сотрудник выполняет свои обязанности.

При этом, напоминает Илюшина, работника нужно уведомить о том, что на корпоративном оборудовании установлены системы мониторинга и работодатель может анализировать эти данные. Такие правила закрепляют в локальных актах, например в правилах внутреннего трудового распорядка, с которыми работник должен ознакомиться под подпись.

Максименко обращает внимание, что право работодателя контролировать деятельность сотрудников и сохранность имущества связано с рисками нарушения трудового законодательства и законодательства о персональных данных. Закон прямо не относит сведения о действиях работника за компьютером, его местоположении, скриншоты экрана или видеозаписи к персональным данным. Но их могут признать таковыми, если они прямо или косвенно относятся к конкретному человеку и позволяют его идентифицировать. «Нужно получать предварительное письменное согласие работника на обработку таких данных, кроме специально оговоренных в законе ситуаций», — отмечает Максименко.

Суды уже рассматривали подобные споры. Например, увольнение, обоснованное данными GPS-трекера, могут признать незаконным, если работодатель не получил отдельного согласия на обработку персональных данных (дело № 2-633/2017). Установку камер в офисе обычно признают правомерной, если сотрудников заранее уведомили и съемку не ведут в местах личного пользования (дело № 33-17477/2024). А доказательства, полученные с помощью скрытого наблюдения (например, видеозаписи), суды часто не признают допустимыми, что приводит к отмене дисциплинарных взысканий.

Чтобы минимизировать риски и легализовать контроль за работниками, Максименко рекомендует разработать и утвердить локальные акты: положение о дистанционной работе, регламент использования средств контроля и положение о видеонаблюдении. В них нужно четко определить цели, методы и периодичность контроля, перечень собираемых данных, сроки их хранения и круг лиц, имеющих к ним доступ. Кроме того, необходимо получить письменное согласие работников на обработку персональных данных и уведомить их о применяемых средствах контроля.

Осуществлять мониторинг следует в рабочее время и с использованием корпоративного устройства, обеспечивающего функцию контроля. Требовать использования личных устройств незаконно.

Анна Максименко, партнер ККМП | Кучер Кулешов Максименко и партнеры

Илюшина подчеркивает, что наблюдение за работником через веб-камеру в режиме реального времени недопустимо, поскольку это вмешательство в частную жизнь. Одно дело — отслеживать, что происходит на экране компьютера, какие задачи сотрудник выполняет и как работает в конкретный момент. И совсем другое — наблюдать за тем, что происходит перед монитором: как выглядит работник, как он работает, что происходит у него в комнате. «Ни фиксацией в локальных актах возможности наблюдения через камеру за работником, ни получением прямого согласия работника на наблюдение за ним эту ситуацию не решить», — подчеркивает Илюшина.

Платформенная занятость

Платформенная занятость — это способ поиска и найма, при котором цифровые платформы за комиссию выступают посредниками между исполнителями и заказчиками, предоставляя им площадку для взаимодействия. При такой модели есть риск, что отношения между исполнителем и заказчиком могут признать трудовыми. Но с учетом архитектуры платформ и предполагаемого порядка взаимодействия этот риск пока оценивают как крайне низкий.

Исполнителями становятся самозанятые. Они сами регистрируются на платформе, сами определяют график работы, не подчиняются внутренним локальным актам заказчика. Они не ходят на работу строго по графику и получают плату только за выполненную работу по установленному и согласованному тарифу. В такой ситуации говорить о трудовых отношениях вряд ли придется.

Надежда Илюшина, партнер практики трудового права ALUMNI Partners

Максименко предостерегает, что, кроме риска признания отношений трудовыми, при платформенной занятости существуют и другие проблемы. Пользователь цифровой платформы может указать о себе недостоверные сведения, например о гражданстве, беременности или возрасте. Работодатель, не зная этого, может вступить в отношения с иностранным гражданином, а в таком случае он обязан уведомить органы внутренних дел. За неуведомление предусмотрен штраф или приостановка деятельности (ч. 3, 4 ст. 18.15 КоАП).

Электронный документооборот

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — эффективный инструмент, который упрощает управление персоналом. Но использовать его без рисков можно только при строгом соблюдении требований трудового законодательства. Локальные акты о внедрении ЭДО должны содержать сведения об информационной системе, перечень электронных документов и категории работников, для которых применяют такой формат (ч. 2 ст. 22.2 ТК). Если порядок нарушить, электронные документы могут признать нелегитимными, предупреждает партнер практики трудового и миграционного права Melling, Voitishkin & Partners Елена Питиримова. Например, в деле № 33-18993/2024 суд установил, что ЭДО в компании на самом деле не вводили, поэтому требовать от работника объяснения в электронном виде было нельзя.

Проблемы возникают, когда сотрудники не разобрались, как работать с системой. В одном деле работник утверждал, что по ошибке отправил через систему не заявление на отпуск, а заявление об увольнении (дело № 2-33/2023). Увольнение признали незаконным, работника пришлось восстановить: он впервые подавал заявление после перехода на КЭДО и просто ошибся. Кроме того, работодатель не стал разбираться, почему сотрудник вдруг решил уволиться.

В другом споре сотрудница подала через КЭДО заявление об увольнении по собственному желанию. Но в суд она принесла справку о том, что в это время была в состоянии психического расстройства и не понимала значения своих действий. Уволили незаконно — единогласно признали все инстанции (дело № 88-24959/2023).

При подаче работниками документов через КЭДО работодатель исходит из презумпции того, что работник подписывает документы самостоятельно, добровольно и осознанно. Но на практике при получении значимых документов от работника, в первую очередь об увольнении, работодателю следует проявлять бдительность и уточнять у работника, что именно он хотел подать. А при необходимости — следует разъяснять последствия его подачи.

Роман Жеребцов, адвокат, советник VERBA LEGAL

Важно помнить, что ТК исключает из сферы электронного документооборота трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и некоторые документы об охране труда (ч. 3 ст. 22.1 ТК). Использование ЭДО для таких документов могут признать незаконным. Например, в одном деле работника уволили на основании приказа, подписанного электронной подписью, хотя документ требует собственноручной подписи. Суд признал увольнение незаконным (дело № 88-19398/2023).

Электронная подпись бывает простая и усиленная, вторая при этом бывает квалифицированная или неквалифицированная (ст. 5 закона «Об электронной подписи»). Все они различаются степенью защиты. Для разных электронных кадровых документов может потребоваться своя подпись.

В некоторых случаях закон требует использовать со стороны работника УКЭП или УНЭП. Например, при заключении трудового договора, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении и его отзыве, а также при ознакомлении с приказом о применении дисциплинарного взыскания. Но даже когда есть необходимая электронная подпись, суд может поставить под сомнение добровольность волеизъявления работника.

Елена Питиримова, партнер практики трудового и миграционного права Melling, Voitishkin & Partners

В одном деле работник утверждал, что его обманули и он подписал УНЭП заявление об увольнении, хотя полагал, что подписывает документ на оплату больничного. Кассация направила дело на пересмотр, указав, что суды должны проверить добровольность подписания, а не только принадлежность подписи работнику (дело № 88-10853/2022).

Максименко добавляет, что суды также не признают соглашение сторон действительным, если электронная подпись хотя бы одной из сторон не соответствует установленным требованиям. Особенно часто такие споры возникают при заключении трудового договора или увольнении сотрудников, как в деле № 33-29002/2021.

Кроме того, при ведении ЭДО в отношении внутренних документов компании необходимо учитывать, что нельзя использовать электронную подпись бывшего директора: закон не допускает передачу электронной подписи другому лицу. Поэтому приказы, доверенности и другие документы, подписанные подписью прежнего руководителя, юридической силы не имеют (дело № 2-1198/2021).

Размытие границ между личным и рабочим временем

Цифровизация привела к стиранию границ между рабочим и личным временем. Работники в личное время могут читать и отправлять электронные сообщения, знакомиться с электронными документами, просматривать иную служебную информацию. «Помимо риска выгорания от постоянного нахождения на связи, это приводит и к требованиям работников оплачивать как сверхурочную работу такую цифровую активность в нерабочее время», — предупреждает Жеребцов. По его мнению, оградить работодателя от подобных требований помогут грамотные формулировки в локальных нормативных актах. Например, что работник имеет право не знакомиться с электронными документами в нерабочее время (так называемое право быть офлайн) и что работа по его инициативе в нерабочее время не считается сверхурочной.

Когда дистанционный работник находится в другой стране

При дистанционной работе возникает вопрос о том, право какой страны применять к трудовым отношениям. Обычно действует правило, что труд регулирует право государства, где сотрудник реально работает. Но при удаленной работе место работы размывается: работник может находиться в любой стране, тогда как работодатель зарегистрирован в конкретной юрисдикции.

Если работу выполняют на территории России, применяют российское трудовое право (ч. 5 ст. 11 ТК). Но этот принцип не подходит, когда сотрудник работает дистанционно из-за рубежа.

На практике работодатели и дистанционные работники чаще всего используют принцип lex loci laboris: в трудовом договоре формально указывают местом работы адрес работодателя в России. Но такое решение может создавать риски. Как отмечает Максименко, выбор российского права не должен ухудшать положение дистанционного работника по сравнению с тем уровнем защиты, который ему предоставляло бы право страны его фактического проживания или работы.