Юридический департамент в кризис: как работать лучше, когда ресурсов меньше

Как оптимизировать работу правовых отделов во время кризиса? На этот вопрос ответили их руководители на "Форуме руководителей юридических департаментов" журнала Legal Insight. Топ-менеджеры поделились простыми способами сэкономить деньги и время – например, решить, от какой работы нужно отказаться, доверить подчиненным самим оптимизироать свою работу и мотивировать их без дополнительных затрат, при этом увеличивая производительность.

В кризис компании выживают, а не развиваются – это констатировала Людмила Гречаник, партнер Deloitte, на сессии "Стратегия юридического департамента в период кризиса". Дейстивтельно, рынок показывает, что жить хуже стали все, и юристы – не исключение. Одна из их главных задач, которая легла на плечи руководителей юридических департаментов – это стандартизация и автоматизация рутинных процессов в условиях нехватки кадров.

Светлана Гербель, руководитель юрдепартамента Siemens поделилась, какую оптимизацию провела со своими подчиненными:

Мы проанализировали свою работу, поняли, что делаем слишком много, и сократили список обязанностей. Например, мы не проверяем договоры дешевле определенной цены или циркуляры из штаб-квартиры. Но, конечно, теперь мы объясняем бизнесу, почему мы этого не делаем. Например, так: юрист дорого стоит и должен работать над тем, в чем он очень хорош. Я могу и окно помыть, но будет ли в этом смысл?

Юрист – это менеджер со знанием права

Тему продолжила Татьяна Одабашян, директор по правовым вопросам и комплаенсу компании Heineken. По ее словам, показатели пивоваренной компании падают уже пятый год, и юристам необходимо делать больше при тех же ресурсах. По ее словам, много времени у юристов занимали консультации сотрудников по простейшим вопросам – например, по срокам действии доверенности. Избавиться от низкоквалифицированной работы помогли стандартизация, обучение и автоматизация: для сотрудников провели очные курсы и видеоуроки. А для регулярно повторяющихся вопросов юрдепартамент разработал стандартные формы: "В чем-то мы можем вовсе не участвовать – отдаем формы отделам, которые занимаются бизнесом," – поделилась Одабашян.

Автоматизация юридической работы в Heineken предполагала создание баз данных: доверенностей, недвижимости, локальных актов, судебных дел. Теперь менеджеры, желающие подать заявление в суд, загружают в базу документы, а корпоративные юристы изучают их и оценивают перспектива исков. В освободившееся время юристы предлагают для бизнеса готовые решения.

– Тогда кто же юрист сейчас – консультант для бизнеса или помощник? – спросила модератор обсуждения Анна Волкова, бывший руководитель юридического департамента в "Агентстве по ипотечному жилищному кредитованию".

– Это менеджер со знанием права, – с улыбкой ответила Одабашян. По ее мнению, юрист должен не консультировать на предмет соответствия законодательству, а отвечать на вопрос, что делать.

Самоаудит и проверенные временем источники

Руслан Ибрагимов, член правления "МТС" и ее вице-президент по правовым и корпоративным вопросам, рассказал, как выявить собственные слабые стороны до того, как их найдут учредители и попросят затянуть пояса: "Раньше мы проводили оптимизацию точечно, "на глазок", но в прошлом году решили провести нечто вроде самоаудита". По словам Ибрагимова, он отвечал на три главных вопроса:

1. Какие показатели отрасли формируют нагрузку на юридический отдел, и каково их соотношение к численности юристов?
2. Какова нагрузка на одного юриста?
3. Каков экономический эффект от деятельности юридического подразделения?

"Нагрузку на юристов "МТС" формируют "количество базовых станций связи, доход региона, соотношение юристов к персоналу, количество распорядительных актов, договоров, судебных актов, претензионная работа с клиентами и контрагентами, взаимодействие с надзорными органами – а в бизнесе телекоммуникаций их 20, – внутренние консультации и совещания", рассказал Ибрагимов. Второй вопрос уже более прикладной – он дает понять, "где густо, а где пусто", чтобы перераспределить людей, время, деньги. Экономическую эффективность работы юриста считают в "МТС" уже пять лет, но это "тема для отдельного доклада", признал Ибрагимов.

Свой опыт в предыдущий кризис 2008-2009 годов вспомнила Волкова. Руководитель, изучивший ее план оптимизации юротдела, поинтересовался, есть ли у него научная основа. Вопрос сперва поставил Волкову в тупик, но она нашла, на что сослаться – на положение о расчете численности юридических служб. "Оно старое, найдите в справочной системе, – советует Волкова. – Это аргумент, который нельзя побить". По ее мнению, в кризис на первый план выходит профессионализм. "Как говорил Черчилль, если вы идете сквозь ад, то идите не останавливаясь," – заключила Волкова.

Как юристам работать с неюристами

На второй сессии обсуждали, как говорить на одном языке с другими бизнес-подразделениями. Например, в компании Роснано большинство юристов знают "экономический язык", имея по два высших образования, рассказала Валерия Ковалева, директор компании по правовому сопровождению инвестиционной деятельности. "Но это не от хорошей жизни, – добавила она – просто иначе нельзя работать".

Докладчик рассказала, как юристы Роснано взаимодействуют с бизнес-руководителями. Одним из камней преткновения, по ее словам, – это момент, когда инвестиционные директора решают подключить к работе юриста. Против менеджеров играет большой опыт работы, когда они начинают заблуждаться, что сами все знают и юрист им не нужен. "Приходят с готовыми решениями и удивляются, когда мы объясняем, почему это невозможно," – рассказывает Ковалева. "Пожар легче предупредить, чем потушить," – по такому принципу работает ее отдел. Изменения в законодательстве (например, заверения об обстоятельствах) очень важно заранее объяснить менеджерам. В целом, по словам Ковалевой, хороший результат можно получить, соблюдая баланс между желанием заработать и правовыми рисками. "Мы в одной лодке и гребем в одном направлении," – резюмировала она.

Елена Чугунова, директор по правовым вопросам энергокомпании "Т Плюс", рассказала про оптимизацию в холдинге: появились единые юридические сервисы, которые обслуживают региональные подразделения. Эту работу регламентировали сводом правил для консультирования внутренних клиентов. Например, юрист должен проявлять инициативу вне зависимости от того, по чьей вине возник правовой риск, поведала Чугунова. "Конечно, мы не можем контролировать, выполняют ли правила все 350 юристов, – призналась она. – Но в случае конфликта есть, на что опереться." По ее словам, сейчас в "Т Плюс" ведется работа над кодексом делового поведения юриста. Нельзя недооценивать значение правовой культуры, считает Чугунова.

Наталья Сурова, вице-президент ВТБ, директор управления отчетности рассказала, почему следует заранее договориться о терминологии и определениях с юристами, и привела пример, как менеджмент банка решил обновить учетную политику:

Сокращения с умом

Если необходимо сократить юрдепартамент или привлечь новый персонал, то можно провести бенчмаркинг (метод сравнительного анализа показателей различных компаний). Об этом рассказала Виктория Арутюнян, старший юрист PwC Legal. Для сопоставления можно выбрать фирмы той же отрасли или смежных отраслей, если правовая работа организована похожим образом. Арутюнян предложила алгоритм проверки:

1. Сравнить численность юристов.
2. Если в других компаниях она меньше, то следует обратить внимание на фонд оплаты труда отдела. Если конкуренты тратят на зарплату столько же, но людей у них больше, это может объясняться тем, что у них больше младших сотрудников, или услугами внешних консультантов, считает Арутюнян. Смотреть только на фонд оплаты труда – это частая ошибка, говорит она: "Эйчары обычно показывают более широкий подход: учитывают расходы на консалтинг, внутренние сервисы и так далее".
3. Сравнить уровни загруженности каждого специалиста. "Часто бывает так, что юристов много, но они при этом обслуживают еще и дочерние общества," – поясняет Арутюнян.
4. Помнить о стратегии компании. Ее следует детально изучить, потому что "все ссылки на это работают", советует юрист PwC Legal и приводит пример: "Один юрдепартамент долго пытался выбить новых юристов по трудовому праву, но получил их только тогда, когда напомнил, что руководство планировало большие сокращения."

Без данных не обойтись, согласилась Яна Золоева, управляющий партнер PwC Legal. Это лучше, чем аргументы в духе "Нас мало, и мы работаем по 12 часов", считает она. Золоева призвала хорошо обдумать сокращения: "Если компания скоро планирует развиваться, то невыгодно сначала избавляться от юристов, а потом снова их искать. К тому же, есть другие способы экономии".

Креативная мотивация без лишних затрат

На одной из послеобеденных сессий главы юрдепартаментов обсудили, как мотивировать, удержать и привлечь персонал. Екатерина Лобачева, директор по корпоративным и имущественным отношениям металлургической компании "Евраз", рассказала, что для расчета премий результаты судебной работы юристов оцениваются на основе сравнения ожидаемого результата с фактическим. Если сумма взыскана частично или взыскана с неплатежеспособного должника – это тоже учитывается. К наказаниям тоже надо подходить дифференцированно: одним нужно делать замечания при всех, а другим – только лично и очень аккуратно, чтобы не обидеть. "Если просто сказать: "Ты ошибся, и я лишаю тебя премии", это подстегивает," – поделилась она.

Игорь Косякин, начальник департамента правовой и корпоративной работы "Концерна "Созвездие", рассказал о наборе новых юристов. Они понадобились компании из-за реформирования департаментов и открытия новых направлений, но Косякин считает, что поиск работы и на открытые вакансии, и в кадровый резерв надо вести всегда. Для молодежи у "Созвездия" есть живая и креативная презентация. "Мы ее показываем студентам второго-третьего курса и переманиваем лучших раньше консалтинга," – смеется Косякин. Он рассказал, что не жалеет на отбор ни времени, ни сил, проводя длительные собеседования с кандидатами. Это дает уверенность в том, что человек, выходящий на работу, – это уже полноценная "боевая единица".

Лилия Данилова, юридический директор фарма-концерна Pfizer по России, Центральной Азии и Кавказу, рассказала о необычной идее "празднования ошибок", которую московские юристы компании позаимствовали у своих коллег из Америки. В случае, если юридические риски связаны с пробелами и неоднозначной трактовкой законодательства, задача юриста – рассказать о последствиях того или иного решения, а выбор остается за коммерсантами. Если те решили двигаться дальше, но негативный прогноз оправдался, то юриста поощряют.

Важна и тема нематериальной мотивации – например, открытки с благодарностью, которые сотрудники посылают друг другу, или гибкий график работы. Но самый значимый мотиватор – это продуманная корпоративная культура, определяющая коллектив. "У нас политика No jerks. Если прилично перевести, не приветствуется неконструктивное поведение". В компании действует принцип прямого разговора, когда любой работник может рассказать о сложностях или конфликтах руководителю даже самого высокого уровня, поведала Данилова. Когда сотрудникам было сложно начинать разговор, им выдали специальные медали, которые "удостоверяли" право на беседу.

Руководитель – это не тот, кто командует, а тот, кто подсказывает направление, в котором надо действовать, убеждена Данилова. "Если быть с подчиненными честным – это вызывает уважение."

Будущее – за электронным управлением

Сессия, посвященная новым технологиям для юристов, началась со статистики, которую привел Хольгер Цшайге, генеральный директор "Инфотропик Медиа". Он озвучил, каким программными решениями по корпоративному управлению пользуются современные юрдепартаменты. Так, 70 процентов юрдепартаментов управляются при помощи Microsoft Office, 15 процентов используют системы управления отдельными процессами, 9 процентов – корпоративную систему управления вроде SAP, а 6 процентов – отдельные решения для юрдепартаментов.

Наиболее важные функции для юристов – это управление договорами и их отслеживание (88,3%), управление судебными делами (86,5%) и документами (79,5%), проверка контрагентов (77,3%) и создание собственных шаблонов (77,1%). Согласно статистике, которую привел Цшайге, 60 процентов юротделов хотели бы приобрести новую программу или обновить старую, но их бюджет ограничен, 20 процентов планируют это сделать, а еще 20 процентам мешает политика фирмы или существующая система корпоративного управления.

Главная задача программ для юристов – это свести к минимуму рутину, полагает Сергей Лихопуд, директор по правовым вопросам дивизиона "Северсталь Российская сталь", начальник управления по правовым вопросам корпоративного центра. Но при этом стоит избегать бессмысленного заполнения форм – это пустая трата времени: он рассказал, что его коллеги с помощью новых технологий быстрее согласовывают бумаги, следят за проверками госорганов (и выполнением их предписаний), а также ведут учет разрешительной документации ("У наших компаний есть лицензии, и нельзя забывать, когда они истекают, иначе работа встанет," – пояснил Лихопуд).

Как избежать лишних трат, рассказал Дмитрий Тимофеев, Директор по правовым и корпоративным вопросам ГК "Росводоканал". По его мнению, не стоит пользоваться услугами вендоров, у которых лицензия дороже, чем внедрение, на 40 % и выше: "Коробочного" решения нет, и любую систему все равно нужно подстраивать под бизнес. А если этого не делать, то придется подстраивать бизнес под систему". Дешевле выбирать программу с открытым кодом, поведал Тимофеев: это поможет синхронизировать ее с другими платформами, которые используются на предприятии.

"Система не дает пользователю сделать неправильно," – рассказал Владимир Уткин, заместитель директора по правовым вопросам "Т Плюс". В энергохолдинге заключается 60 000 договоров в год. Руководству нужно было минимизировать правовые риски, поэтому цена вопроса была не так важна, признался Уткин. Электронное согласование бумаг подчинено строгим правилам, а система мониторинга новых актов выходит с авторскими обзорами и рекомендациями от юристов холдинга.

Алексей Пелевин, CEO "Право.ру", рассказал о Casepro, системе, "заточенной" под юридические департаменты, которая облегчает и организует их работу. "Знают ли руководители юрдепартаментов, какие у них сейчас дела? – сказал Пелевин. – Когда я задаю им этот вопрос, отвечает лишь каждый десятый, а другие начинают искать папки с отчетами". Casepro поможет от них избавиться и контролировать тысячи дел. Эта система не требует настройки и "разворачивается" в защищенном контуре любой программы, поведал Пелевин. Будущее – за автоматизацией юридического труда, уверен он.