Как правильно оформлять документы при передаче давальческих материалов
Для начала кратко напомним, какие ключевые документы позволяют правильно рассчитать объем и стоимость переданных и возвращенных или невозвращенных давальческих материалов и что в них важно указать:
- Заявка от подрядчика. В этом документе следует отразить, какие именно материалы нужны, где и для каких целей они будут использоваться. Также можно сделать ссылку на рабочую документацию (чертежи, спецификации и прочие).
- Накладная на отпуск материалов от заказчика. Приобретенные материалы нужно передать подрядчику на основании накладной. В ней должно быть указано, кто, где и для чего будет использовать объекты, когда и кто их передал. Также по всем позициям следует зафиксировать номенклатурные номера.
- Акты по форме КС-2. Подрядчик должен отчитаться перед заказчиком о том, как использовался материал (п. и1 ст. 713 ГК). Акты по форме КС-2 подтверждают вовлечение давальческих материалов в строительство. Поэтому в них должны быть указаны перечень, номенклатурные номера, объем таких материалов. Сведения должны соответствовать исполнительной документации.
- Возвратные накладные. Если не весь объем был вовлечен в работы, а стороны договорились о его возврате, то последнее оформляется накладными. Эти документы должны содержать номенклатуру материалов и основания использования или возвращения сырья.
Но идеальную картинку на практике встретить сложно, поскольку почти всегда недостает каких-то бумаг.
Какие сложности возникают на практике
На примере одного из кейсов Veta покажем, какие встречаются типовые отклонения от «идеального» пакета документов и каким способом можно восполнить недостающие данные, чтобы правильно оценить стоимость давальческих материалов.
В этом случае завод предоставил подрядной организации материалы — трубы и связанные с ними элементы, необходимые для строительных работ.
С начала действия договора (февраль 2018 года) по декабрь 2019-го, помимо самостоятельно приобретаемых строительных материалов, подрядчик также получал материалы от заказчика, и некоторые из них были идентичными. В этот период заказчик оформлял накладные, стороны подписывали акты КС-2.
Затем между контрагентами возник спор по поводу объема фактически выполненных работ и, как следствие, объема и статуса использованных материалов. Заказчик приостановил оплату по актам КС-2. В таких условиях стороны провели инвентаризацию и 19 декабря 2019 года оформили сличительную ведомость, то есть документально зафиксировали вовлеченные в строительство и неиспользованные материалы, предоставленные заказчиком. Подрядчик с результатами инвентаризации не согласился — конфликт продолжился и дошел до суда.
В рамках судебной экспертизы предстояло разграничить, сколько чьих материалов было вовлечено в строительные работы, а затем рассчитать объем и стоимость возвращенных и невозвращенных давальческих материалов.
- Названия материалов в документах не соответствовали номенклатурным номерам. Заказчик предоставлял американские и европейские материалы, а подрядчик дополнительно приобретал похожие материалы российского производства. Поскольку часть материалов была при работах заменена, их названия в актах КС-2 отличались от данных в накладных. Из-за различий в сортаментах разных стран было сложно сопоставлять позиции в документах. Впоследствии эти различия также привели к сложностям на этапе защиты заключения в суде: при опросе предстояло детально разъяснять суду, почему внешне, казалось бы, идентичные трубы — это не один и тот же материал.
- Подрядчик заполнял акты КС-2 с ошибками и не единообразно. При составлении итоговых документов он использовал названия, отличающиеся от указанных в накладных. Учет позиций по названиям материалов мог бы привести к задвоению при расчетах. Кроме того, в разных документах единицы измерения объема материалов различались.
- На исследование представлен огромный перечень давальческих материалов. Всего эксперты Veta зафиксировали более 10 500 позиций. При этом документы были предоставлены в виде скан-копий и фотографий.
- Документы были неполные, многих не хватало. В части накладных не оказалось расценок на некоторые позиции материалов. Еще эксперты Veta отметили явные несостыковки в позициях, указанных в актах КС-2 и накладных. Например, по некоторым из них получалось, что подрядчик использовал больше материалов, чем ему предоставил заказчик. А такого быть не могло. Во многих документах не хватало ссылок на исполнительные схемы, поэтому невозможно было проверить с их помощью использование материалов. Наконец, после составления сличительной ведомости 19 декабря 2019 года подрядчик перестал подписывать акты КС-2.
Решение для нестандартного подхода
На первом этапе исследования эксперты Veta вышли на объект и подтвердили, что он функционирует. Но дальше они столкнулись с юридическими сложностями.
Чтобы установить, что давальческие материалы действительно вовлечены в строительство, и понять, в каком объеме это реализовано, нужны документы.
Если бы эксперты столкнулись только с несостыковкой наименований давальческих материалов в разных документах, они могли бы подойти к расчету через объем. Для этого можно разграничивать материалы по техническим характеристикам. Например, они посчитали бы, сколько труб определенного диаметра подрядчик предоставил по накладным. Затем сравнили бы его с числом таких же труб, указанных в актах КС-2 и возвратных накладных.
Но этот вариант не подошел, потому что объемы в перечисленных документах были указаны в разных единицах измерения. Исходя из опыта Veta, нужно уточнить, что подрядчики поступают так почти всегда, а значит, во всех таких кейсах стандартный подход не работает.
Чтобы восполнить пробелы, эксперты Veta проанализировали исполнительную и рабочую документацию, накладные и акты и придумали способ достоверно сопоставить материалы из перечней, закрепленных в разных документах.
Найти идею для создания подходящего алгоритма помогла инициатива подрядчика. Несмотря на все ошибки и недочеты в заполнении актов по форме КС-2, к каждому такому документу он прилагал ведомость использования материалов. Это внутренний документ компании. В нем подрядчик указывал правильные наименования, привязанные к номенклатурным номерам.
Veta изучила все документы и пришла к выводу, что именно по номенклатурным номерам можно сопоставить позиции вовлеченных материалов. Также с их помощью можно определить недостающие расценки — сделать допущение, что они аналогичны цене материалов с теми же номенклатурными номерами.
С помощью такого подхода эксперты Veta собрали все необходимые данные для расчета. Но из-за большого объема материалов потребовалась поддержка IT-специалистов. Они помогли автоматизировать задачи по группировке данных, сравнению показателей из нескольких таблиц и составлению сводной.
Порядок действий для правильного разграничения и определения стоимости давальческих материалов выглядит примерно так:
- Проанализировать первичную документацию.
- Выделить и сгруппировать объемы материалов и оборудования согласно принятым номенклатурным номерам по каждому виду.
- Внести в таблицы данные о количестве и стоимости каждой позиции оборудования из накладных на отпуск материалов, актов о приемке выполненных работ по форме КС-2, накладных на возврат материалов.
- Составить сводную расчетную таблицу.
В кейсе Veta действия экспертов схематично можно отобразить так:
Пошаговые действия экспертов для получения необходимых для расчета данных
Какие нюансы важно иметь в виду
Во-первых, эксперты Veta вручную дорабатывали расчет с помощью «подтягивания» цены. У некоторых позиций в первичной документации не были отображены расценки. Их учитывали по накладным на отпуск материалов, сличительной ведомости и определяли методом подбора как наименьшую стоимость за единицу материала в рамках группы с идентичным номенклатурным номером.
Во-вторых, расчетные допущения, которые отмечены на схеме, сформированы исходя из следующей логики: общая стоимость материала по позиции в сличительной ведомости не должна превышать стоимость, определенную по первичным документам. Например, эксперты Veta посчитали, что стоимость материала, который в итоге не использовался в строительство, составляет 158 000 руб., а согласно данным сличительной ведомости — 191 000 руб. В дальнейшем исходили из суммы 158 000 руб.
Или противоположная по смыслу ситуация. Допустим, эксперты рассчитали сумму к возврату по позиции 158 000 руб., а по сличительной ведомости весь материал был вовлечен в строительство, то есть итоговое значение — ноль. Тогда отмечали, что по таким материалам нет возвратной накладной, и в дальнейшем аналогичные позиции учитывали согласно сличительной ведомости. Такой подход позволил учесть, что на исследование переданы не все данные о возврате оборудования и материалов, а сличительную ведомость стороны составили на промежуточном этапе строительства.
В-третьих, чтобы решить задачу в разумные сроки (нужна была обработка более 10 500 позиций по документам), Veta пришлось автоматизировать процесс. Поэтому в исследовании участвовала мультифункциональная команда, куда вошли эксперт в области строительства, технолог и IT-специалисты.
- Встретить «идеальный» пакет документов о передаче давальческих материалов на практике сложно: часто акты заполняются не единообразно, с ошибками, а данные в актах КС-2 и накладных не совпадают. Например, подрядчики почти всегда указывают объемы материалов в разных единицах измерения. Это осложняет процесс разграничения использованных и неиспользованных материалов в строительстве и определение их стоимости.
- В подобных кейсах можно прибегать к следующему алгоритму: изучить первичную документацию → выделить и сгруппировать объемы материалов и оборудования по принятым номенклатурным номерам по каждому виду → составить таблицы с данными о количестве, цене и стоимости каждой позиции из всех накладных и актов КС-2 → объединить в сводную таблицу.
- Этот алгоритм подходит для кейсов, где недочеты документации не позволяют применять стандартные подходы к оценке стоимости давальческих материалов. При этом важно помнить об индивидуальном подходе: возможно, после анализа первичных документов специалист посчитает необходимым применить более эффективную методологию для конкретного спора.
