Плавный переход
Одними из первых на юррынке комплексные защитные мероприятия в своих офисах организовало еще в начале марта. На первом этапе внутри бюро создали специальный штаб, специалисты которого контролировали состояние здоровья сотрудников, соблюдение строгих санитарных требований и правил личной гигиены, рассказывает партнер АБ «ЕПАМ» Денис Архипов, координатор специальной рабочей группы по коронавирусу в бюро.
Мы приняли в штат высококвалифицированных медицинских консультантов и обеспечили всех сотрудников необходимыми средствами защиты, добавляет он. После чего руководство решило перевести сотрудников юрфирмы на удаленную работу, чтобы предотвратить распространение вируса. Все прошло без сучка и задоринки, подчеркивает юрист: «Техническое обеспечение позволяет нам работать, вести переговоры, проводить вебинары для клиентов и осуществлять другие операционные действия в обычном режиме. Мы даже пьем кофе с коллегами в онлайн-формате и занимаемся йогой».
Многие юрфирмы перешли на дистанционный формат работы с середины марта 2020 года. Управляющий партнер Денис Литвинов рассказывает, что решил перевести офис в онлайн-режим 14 марта, когда стали поступать все более трагичные новости из Италии: «Захотел подстраховаться, не исключаю, что в России сценарий может повториться». Новосибирское стало постепенно уходить на удаленку 16 марта, рассказывает их управляющий партнер Мария Ильяшенко: «Надо было ограничить необходимость наших работников контактировать с большим количеством людей в транспорте, лифтах и столовой бизнес-центра». А сотрудники юрфирмы из Крыма приступили к работе из дома сразу после ограничения деятельности судов, то есть 19 марта.
В первую очередь мы перевели на удаленку сотрудников, попадающих в группу повышенного риска, а также тех, кто живет с родственниками из этой категории. Во вторую очередь – сотрудников, пользующихся общественным транспортом. Также начали оплачивать им такси в случае необходимости приезда в офис. Затем всех остальных сотрудников, кроме руководителей и партнёров. Отменили все встречи офлайн.
Кто подготовился заранее
Легче всего такой переход дался тем, кто уже давно наладил в своей фирме более технологичный формат работы. Так, в возможность удаленки для большинства сотрудников появилась еще 12 лет назад. Поэтому наша деятельность не остановилась ни на минуту из-за введенных властями ограничений, говорит управляющий партнер этой юрфирмы Мария Чуманова. У тоже все прошло безболезненно. Более семи лет мы используем систему постановки, учета и получения поручений от доверителей в удаленном формате через специальную онлайн-оболочку, а также IP-телефонию, объясняет управляющий партнер юрфирмы Владислав Варшавский: «При обоюдных договоренностях с клиентами любое их письмо становится задачей для выполнения сотрудниками компании. Особенную эффективность такой метод показал в работе с заказчиками из других городов, стран». Просто некоторым сотрудникам дополнительно установили на смартфоны IP-телефонию, рассказывает юрист.
Больших проблем не испытали и в , где заранее оборудовали и облачное хранилище, и систему с общим доступом всех сотрудников к правовым системам и документам. Первое время в офис ездили партнеры, чтобы закрывать определенные оперативные моменты, говорит управляющий партнер юрфирмы Алексей Насонов. Речь идет про важные встречи, почту и общее управление при переходе на удаленный режим. Но сейчас даже такая необходимость фактически отпала, утверждает эксперт. Главное – соблюдать ряд правил, советует управляющий партнер Станислав Солнцев:
- быть на связи с офисом и клиентами;
- не постить фотографии в соцсетях в формате «посмотрите, я отдыхаю»;
- быть готовым оперативно приехать на встречу в любую минуту.
Но в некоторых компаниях дистанционную работу принципиально не приемлют. "Мы против удаленки и до последнего работали в обычном режиме", говорит Алексей Карпенко, старший партнер : "Приходили в офис, проводили совещания и внутренние обучения, встречались с клиентами и обсуждали наиболее сложные вопросы всей командой".
Несмотря на новый формат работы, режим большинства юристов особенно не изменился. Для консультантов понятия «рабочее время» и «выходной день» очень условны, объясняет партнер Сергей Клименко: «Есть срочная и важная работа, которая должна быть сделана».
Мой режим работы не изменился. Веду прием в офисе, встречаюсь c доверителями на их территории. Изменился круг вопросов. Людей уже не столько интересует «чистота инвестиций и сделок». Моих клиентов стали интересовать такие вопросы: что делать с кредитами, как оптимизировать расходы, как уменьшить арендную плату. Значительно больше стало телефонных звонков. Клиенты звонят и спрашивают, как жить дальше и что будет дальше. Поэтому занимаюсь еще и психологической терапией.
Более того, в периоды пиковой загрузки с документами команда и раньше трудилась полностью из дома, отмечает Клименко: «Поэтому теперь скорее есть ощущение, что все вокруг присоединились к знакомому нам режиму». Просто вместо привычных рабочих встреч появились многочисленные звонки, а все очные мероприятия перенеслись в онлайн-пространство, констатирует старший юрист Deloitte Legal CIS Дарья Загребина.
Базовые практики нашей фирмы связаны с судами. Это 80% всей деятельности. Поэтому ощутимо сократилась нагрузка на весь штат, который в большинстве своем перевели на сокращенный день. И работа сотрудников тоже целевая. Если есть незаконченные дела, то выполняют, если нет – свободны. В основном трудится партнерский корпус. Много важных управленческих вопросов, в том числе с расчетом на будущее.
У каких-то юрфирм действительно добавились дополнительные проекты Pro bono. Так, ЮФ Шаймарданов, Ялилов и Сабитов совместно с Ассоциацией юристов каждый день безвозмездно и удаленно консультируют российских граждан, пострадавших от пандемии. А некоторые компании поменяли формат своих привычных мероприятий. Вместо организации бизнес-завтраков мы перешли на проведение вебинаров, говорит Чуманова.
Домашние сложности
Вариантов, где трудиться в условиях всеобщего карантина, тоже оказалось немного: либо квартира, либо загородный дом. Ялилов подчеркивает, что юрист с компьютером работать может везде: «У себя дома за кухонным или рабочим столом, на террасе, в парке или в машине. Главное – сохранить дисциплину и самоконтроль». Ноутбук, планшет, телефон и наушники под рукой – этого достаточно, соглашается с коллегой Клименко.
Юристы-консультанты – люди, которые привыкли к быстрому ритму работы, срочным дедлайнам и частым поездкам. Так что нас сложно удивить работой в удаленном формате, который и без этой ситуации в нашей жизни в любом случае присутствовал. Единственное, чего лично мне не хватает, так это моих платьев и туфель, но здесь мне тоже удалось приспособиться: меняю пижамы и тестирую новые домашние прически.
С определенными сложностями столкнулись семейные люди и те, кто держит домашних животных. Насонов и Клименко признаются, что их котов порой тянет к ноутбуку. А маленькому сыну Литвинова оказалось непривычно, что присутствие папы дома еще не означает, что тот может поиграть с ним в любой момент. Приходилось договариваться с ребенком, говорит юрист: «К счастью, вроде прогресс появляется». Непросто работать в ситуации, когда все близкие хотят твоего внимания, соглашается с коллегой партнер Алексей Костоваров. Чтобы карантин проходил веселее, юристы запустили флешмоб деловых домашних нарядов.
Основные трудности у юристов возникли из-за того, что исчезли личные контакты с коллегами и клиентами. Спасает то, что современные технологии позволяют общаться удаленно практически без проблем, констатирует Галина Богачева, управляющий директор по финансам и операционной деятельности Allen & Overy в России. Поэтому она рекомендует сейчас каждому руководителю ежедневно общаться со своей командой на удаленке. С доверителями сложнее. Бизнес привык многие вопросы обсуждать при личной встрече, подчеркивает Насонов: «Некоторые моменты при дистанционном общении клиент может сознательно или неосознанно не сообщить или исказить». Более того, не у всех клиентов оценка серьезности ситуации совпадает с нашей, замечает Ильяшенко. Юристам важно слышать клиентов, говорить с ними и поддерживать их, подчеркивает Карпенко.
Проблемы семейных и уголовных практик
Из-за сложившейся ситуации особенно пострадали практики, где необходимы максимально доверительные отношения и личный контакт. Например, семейное право, которое сейчас становится только актуальнее. Происходящее очень катализирует супружеские споры, признает партнер Pen & Paper Екатерина Тягай: «Многим людям приходится быть в совместной изоляции, к которой они не готовы. Это усугубляется экономическими проблемами». Сильно повышается не только вероятность разводов, но и риск насилия в семье, которое сейчас очень трудно предотвратить, отследить и остановить, говорит юрист: «Не хватает работающих социальных и правовых институтов, которые помогли бы многим пережить этот кризис». Поэтому сейчас адвокатам приходится виртуально держать за руку своих доверителей, добавляет она.
Сложнее всего адаптироваться к тем мерам, которые принимаются сейчас для того, чтобы затормозить пандемию, и к их экономическим последствиям. Многие шаги совершаются будто исподтишка, важная информация не доводится своевременно и открыто. На многие проекты неизбежно влияют сегодняшние особенности работы судов и госорганов. Мы все сейчас обязаны соблюдать не только самые высокие стандарты профессиональной этики и сохранять здравый смысл, но и понимать свою социальную ответственность и максимально защищать интересы тех, кому нужна помощь.
С теми же проблемами столкнулись и уголовные адвокаты. У них режим работы в марте тоже менялся постепенно. Сначала отказались от рукопожатий при встречах, стали чаще проветривать офис и мыть руки, рассказывает партнер АБ Торн Сергей Токарев. Но после общения с иностранными клиентами и друзьями пришло понимание, что ситуация сложнее, чем казалось изначально, говорит он: «Договорились, что в офисе появляемся только в случае крайней необходимости».
Все без «принудиловки», подчеркивает адвокат: «В нашей стране и так слишком много запретов и приказов. Каждый сам в состоянии оценить риски и принять решение, где ему удобнее работать». Рабочее пространство уголовных адвокатов мало чем отличается от их «гражданских» коллег. Достаточно рабочего стола, компьютера и принтера. Идеально, если в квартире есть отдельный кабинет.
Рабочий стол партнера АБ «Романов и Партнеры»
Мы способны трудиться в самых разных условиях, соглашается с коллегой партнер Тимур Хутов: «Зачастую все, что необходимо, у нас всегда с собой. В этом плане работать стало даже комфортнее: нет необходимости тратить время на дорогу до офиса». Производительность упала, но по объективным причинам, констатирует адвокат: «Закрыты суды, заседания отложены на более поздние сроки. Следственные действия стали проводить реже».
Следователи по-разному реагировали на сложившуюся ситуацию. Наши оппоненты по уголовным процессам оказались очень разумными, делится партнер Матвей Протасов: «Они не только перестали проводить следственные действия, но и разрешили приостановить ознакомления с делами из-за эпидемии». Но без дела уголовным адвокатам сидеть не приходится. У нас сейчас на ознакомлении несколько объемных дел, рассказывает старший партнер АБ «Романов и Партнеры» Марина Барабанова: «Читаем, обсуждаем, делаем заметки. Параллельно готовим с партнерами несколько крупных жалоб».
Сейчас не хватает регулярного общения с коллегами, совместных походов на обед в ресторанчик неподалеку, шуток и подколов за перекурами с кофе. Партнёрские совещания переведены в онлайн. Не очень пока привычно.
Больше всего трудностей у адвокатов оказалось из-за того, что пришлось перенести большинство личных встреч с доверителями. Чувствительные вопросы крайне нежелательно обсуждать в электронном формате, объясняет управляющий партнер АБ «Романов и Партнеры» Сергей Романов: «Осложняется ситуация тем, что многие клиенты и коллеги склонны недооценивать опасность, потому пользуются наименее защищенными почтовыми сервисами, мессенджерами и простыми паролями типа «12345». Для сокращения этих рисков я сам помогаю клиентам настроить различные сервисы, необходимые для относительно безопасного обмена информацией, говорит адвокат.
Думаю, сотрудникам бюро не хватает чувства «коллективного разума», когда любой вопрос или идею можно было немедленно пропустить через фильтр коллег и получить ценные советы и мнения. В то же время работа на дому способствует большему сосредоточению, которого иногда не хватает партнёрам, увлеченным шумными дискуссиями.
Влияние удаленки на эффективность работы
Длительная работа в удаленном режиме требует перестройки, признает Клименко: «Исчезают привычные ритуалы, позволяющие переключать офисный режим на домашний». И нужно находить им замену, советует юрист, иначе производительность на второй или третий день нахождения дома начнет неизбежно падать. Такой момент необходимо отследить и собраться, говорит он: «Кому-то поможет переодевание в офисную одежду, кому-то достаточно надеть на руку офисные часы или другой подобный аксессуар».
Пока же мнения юристов об эффективности дистанционной работы расходятся. Литвинов утверждает, что производительность труда возросла: «Мы перестали тратить время на дорогу до офиса и деловых встреч». С ним соглашается и Загребина.
Основной ресурс, который мы дополнительно получаем при дистанционной работе, – это время. Тут можно называть много составляющих: экономия времени на дорогу, экономия времени на нерабочие обсуждения, экономия времени на рабочие обсуждения. Даже в рабочих обсуждениях существует и вводная часть, и определенные лирические отступления. Дистанционное общение менее подвержено эмпатии, соответственно, занимает меньше времени.
А вот Карпенко уверяет, что такой рост на удаленке невозможен. "Нам всем нужно время, чтобы перестроиться, привыкнуть к новым условиям, наладить собственный режим и коммуникацию с клиентами", подчеркивает он. В офисе мы многие вопросы решаем гораздо быстрее, так как не требуется назначения специальных звонков, объясняет Чуманова. Тем более дома, кроме привычного уюта, есть и отвлекающие факторы, констатирует Солнцев: «Дети, родственники, домашние заботы и непонимание родственников, что «тут теперь рабочее место».