В Законодательном Собрании Красноярского края в тесной взаимосвязи работают и дополняют друг друга две системы документооборота. Общий документооборот обеспечивает Система автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД), а документооборот законодательного процесса поддерживает Автоматизированная система обеспечения законодательной деятельности (АСОЗД). Информация, находящаяся в автоматизированных системах Законодательного Собрания, носит справочный характер, доступ к которой имеют все её пользователи через внутреннюю локальную сеть.
САДД предназначается для автоматизации функций делопроизводства и документооборота и обеспечения пользователей системы информацией о зарегистрированных документах и их движении, значительного ускорения поиска документов по различным атрибутам, улучшения контроля над исполнением документов, обеспечения удобства их хранения, увеличения эффективности работы сотрудников. Она включает в себя базы данных «Канцелярия», «Распоряжения председателя Законодательного Собрания», «Обращения граждан».
Все поступающие (около 12 000 в год) и исходящие (около 4 000 в год) документы имеют электронную версию, размещающуюся в базе данных «Канцелярия» путем прикрепления к регистрационной карточке. Документы, поступающие в Законодательное Собрание и не имеющие электронной версии, сканируются для дальнейшего размещения в базе данных.
В базе данных «Канцелярия» осуществлена связь между входящими и исходящими документами, что позволяет получить полную информацию о рассмотрении поступившего документа (ответственный исполнитель и соисполнитель, направляемые промежуточные запросы, результат исполнения, содержание ответа).
Документы, поступившие в Законодательное Собрание и предназначенные по резолюции председателя для ознакомления в электронном виде, выделены в отдельный раздел базы данных «Документы для ознакомления».
В базе данных «Распоряжения председателя Законодательного Собрания» создается и регистрируется распоряжение председателя, где хранится его электронная версия со всеми приложениями.
Задача АСОЗД — предоставлять информацию о работе с законопроектами. АСОЗД дает полную картину о законодательной деятельности Законодательного Собрания, в ней хранится история прохождения законопроектов с 2005 года (около 1 350 законопроектов, около 2 500 документов к законопроектам).
АСОЗД включает в себя интегрированные между собой базы данных Законодательного Собрания, связанные с законодательным процессом.
Каждый законопроект в рамках рассмотрения его Законодательным Собранием проходит несколько этапов. На каждом этапе прохождения законопроекта ответственными сотрудниками в различные базы данных заносится вся необходимая информация.
Функцию регистрации законопроектов выполняет система общего документооборота (САДД), включающая в себя базу данных «Канцелярия».
Председатель Законодательного Собрания по каждому проекту закона определяет ответственный комитет в своем распоряжении, которое размещается в соответствующей базе данных.
Ответственные комитеты Законодательного Собрания на основе материалов, представленных инициатором законопроекта, заключений по законопроекту, результатов обсуждения принимает решение о готовности законопроекта к рассмотрению Законодательным Собранием, и передает проект закона края для включения в проект повестки заседания Законодательного Собрания. Повестки заседаний комитетов, электронные версии рассматриваемых документов, решения комитетов и протоколы заседаний размещаются в базе данных «Документы комитетов».
Затем законопроект рассматривается на заседании Законодательного Собрания и по нему принимается постановление. В базу данных «Электронный пакет документов к заседаниям Законодательного Собрания» вводятся электронные версии повестки заседания и всех документов, подготовленных для рассмотрения на заседании. Электронные версии принятых на заседании Законодательного Собрания проектов законов, постановлений и обращений вводятся в базу данных «Законы, проекты, обращения», электронные версии стенограмм и аудиоверсии заседаний, результаты голосования по каждому рассматриваемому вопросу отражаются в базе данных «Итоги голосования, стенограммы, аудиоверсии».
Вся информация, представленная в вышеупомянутых базах данных, автоматически интегрируется в базе «Проекты законов края».
Таким образом, АСОЗД становится инструментом для всех участников законопроектной деятельности, дает широкие возможности для совместной работы над законопроектами различным структурным подразделениям Законодательного Собрания.
Наряду с тем, в Законодательном Собрании существует информационная база «Органы местного самоуправления». В ней размещается такая информация, как перечень муниципальных образований края, список глав и депутатов представительных органов городских округов и муниципальных районов края, даты и итоги муниципальных выборов, памятные даты и т.п. В базах «Командировки, отпуска» и «Персонал» размещена информация о командировках, отпусках и сведения о сотрудниках аппарата и депутатах Законодательного Собрания.
Высокий уровень информатизации и автоматизации работы позволяют реализовать новую систему документационного обеспечения заседаний Законодательного Собрания: на рабочем месте депутата во время заседания вместо бумажных документов находится персональный планшетный компьютер, предоставляющий всю необходимую информацию о документах, подготовленных для рассмотрения на заседании. Кроме того, у депутатов существует возможность обмена мгновенными сообщениями, создания заметок по ходу обсуждения и использования информационно-правовых баз данных.
Широко используя информационные ресурсы Госдумы РФ в рамках проекта «Электронная Россия», Законодательное Собрание принимает участие в тестовой эксплуатации подсистемы автоматического оповещения законодательных органов субъектов РФ о прохождении внесенных ими законодательных инициатив по стадиям федерального законодательного процесса.
Существующая на сегодняшний день система делопроизводства в Законодательном Собрании допускает использование как электронного так и бумажного документооборота, осуществляя при этом процесс плавного перехода от одного к другому. Задачами следующего этапа внедрения электронного документооборота является внедрение электронной цифровой подписи (ЭЦП), чему способствует высокий уровень информатизации и создание архива электронных документов.
Для успешного решения этих задач, в первую очередь, необходимо создание нормативно-методологической базы, а также дальнейшее развитие системы по максимальному охвату функций делопроизводства.
Автор: Марина Анатольевна Добреля, начальник отдела документационного обеспечения Законодательного Собрания Красноярского края.
